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如何在會議的尷尬氣氛中打圓場?

開會時,常常遇到老闆不滿意某位同事的報告或觀點,或會議進行一半時,同事因意見不同而造成尷尬的氣氛。身為與會者的你,該怎麼打圓場,好打破僵局,繼續進行會議呢?

對廣告公司或公關公司而言,開會是極其稀鬆平常的工作,但卻也極其重要,因為重視創意的我們就是要透過會議來集思廣益,才能激發各種新創意。

也因為每個人對創意有各式不同的看法,或是主管對於部屬的報告或看法持相反意見,很多公司組織在開會時常有因意見不同,時有爭執不下的尷尬場景。

大人閉嘴

由於奧美強調的是尊重每個人的創意與意見,會議進行時少有僵局。為了持續保有奧美最重要的資產——源源不絕的創意,避免資深人員或主管扼殺了新進資淺人員的創意與想法,我們甚至特別設計了「大人閉嘴」的活動。一旦主管或資深人員在會議中對資深員工說:「你這個做法行不通」、「這個我們以前就做過了」之類的話,會議中的人可以拿起一枝棒棒糖請該主管含著閉嘴聆聽,尊重資淺人員的意見。

但並非所有的公司組織都有「大人閉嘴」的企業文化或雅量。因此,一旦會議中因意見不同或是主管斥責部屬的尷尬情境發生時,有幾種方式可以試著打圓場。

若是公司內部會議進行一半時,上司因不同意某位同事的想法而加以斥責時,其他同事可以試著先以「異中求同」的方式來化解僵局。

由於與會者都是針對某一特定議題,透過會議來彼此討論觀點,其中必有部份相似之處,而非只有「零」或「一百」兩個極端的戰爭。因此,其他人可以先分析主管的想法,再羅列另一位同事的觀點,例如「主管,你的想法有A、B、C,而他的意見是A、C、D,其實你們都認為A與C是可行的」,找出中間交集之處後,特別針對相似之處加以討論來和緩尷尬的氣氛。

暫停會議,彼此冷靜

如果上司當時是對某位部屬的情緒反應、或是同事間意見不同時,那麼我建議最好的方式是停止爭吵,由會議主持人宣布休會5—10分鐘,先讓雙方冷靜一下,氣氛稍稍和緩之後再持續會議討論。同時,也請其他與會者說說自己的想法,供主管與當事人參考。

此外,會議主持人也可以先跳開這個爭議的話題,選擇有趣的議題或爭議性較低的議題來討論,同時,個性較為活潑、廣為大家接受的同事可以主動胡扯些適宜的話,來化解突然冷卻的氣氛、打破僵局。當氣氛和緩後,再持續進行議程。

對外會議,沙盤推演最重要

除了公司的內部會議時有尷尬情景發生,對外的會議,尤其是對客戶報告或討論的會議,也常會有意見相左而爭執不下的情形。

同樣的,異中求同是一個最有效化解尷尬的方式。先綜合列出客戶的想法,再聚焦點出雙方意見相近之處,特別集中討論,同時提出適宜的解決方案。

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