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報告老闆,我有壞消息

當「報喜不報憂」成了組織的文化時,這家公司恐怕離厄運不遠了。但有多少人敢直接跟老闆報告壞消息呢?怎麼報告才不會讓自己成為烈士呢?

不知道就沒事嗎?錯了,從年初到現在爆發的企業弊案及醜聞,幾乎都是企業領導人未能察覺壞消息,無法防微杜漸而導致的嚴重後果。究竟該如何及早偵測組織內的「敗跡」,在「為時已晚」之前化解危機,扭轉命運呢?

1.接納壞消息。哈佛大學商學院教授麥克.羅伯特(MichaelRoberto)指出,「如果你聽不得壞消息,馬上殺了報憂使者,那接下來就不會有人敢來報告壞消息。」人們要先感覺出他們可以挑戰管理者,可以對管理者說些他可能不愛聽的話,而且感覺管理者不會惱怒發飆,才會說出真心話。

2.壞消息會接二連三。如果你接獲壞消息,要有心理準備,壞消息很少單獨存在,通常會接二連三,而且說不定有更嚴重的在後頭。

3.接觸消息來源。組織生態的現實就是——不直接對你報告的人,往往最不怕告訴你實情。所以讓自己有辦法繞過報告程序,瞭解真相。

4.深入組識。真的想瞭解組織,就走出個人辦公室,捲起衣袖親自到裝貨線上搬運貨物,或是到客服中心接電話。人到現場,試著提出關鍵問題。想知道真相?就請展現出你可以接納真相。

5.卸除彩妝式報告。要求屬下在例行的營運報告中,丟棄套裝、花俏的Powerpoint格式,直接把原始資料或數字拿出來,或要求屬下用不同的統計方法來評估營運狀況。

6.讓壞消息正常化。在做任何計劃時,設想最糟的狀況,讓報告壞消息變成正常程序之一。

7.確實行動。好了!你已經向部屬充分展現誠意,鼓勵他們把壞消息報告上來,那接下來呢?協助高階主管發展管理技巧的心理學家馬沙.寇特(MarshallColt)說:「如果人們覺得不管說了什麼,結果都不會有任何改變,那幹嘛報告呢?」所以,請以行動證明他們的報告是有用的。

<spanclass=’Doc’>如何報告壞消息?

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沒有比向老闆報告壞消息更可怕的事,怎麼報告才不會成為烈士?

1.提出證據。哈佛商學院教授羅伯特說:「把它當成像是要上法庭似地準備資料及證據,別讓你的報告聽起來像發表個人意見。」

2.實事求是。不要為了製造效果而誇張行事,否則你的老闆會對你的報告信度大打折扣。

3.爭取連署。羅伯特說:「如果有一群同事跟你有同樣的看法,你的老闆會比較願意聽你的。如果你能找到供應商、合作夥伴或顧客支持你報告壞消息,那就更有用了!」

4.不要指責他人。史丹佛商學院教授戚普.希斯(ChipHeath)指出,別指責別人把事情搞砸,最好是說「我們碰到一個問題。」

5.提出解決之道。當老闆聽完壞消息之後,接下來就是要解決問題。準備好解決方案,說出你認為「你」可以怎麼解決問題,而不是別人應該怎麼解決問題,如此你才是一個能看見問題、解決問題的人,而不是一個只會抱怨的人。

(取材自《高速企業》雜誌(Fastcompany)獨家授權翻譯。原文題目是〝HowToGetBadNewsToTheTop〞刊載於2002年9月號)

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