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如何扮演公平的糾察隊?

有許多部門如人資、財務、法務等部門,在公司扮演的是黑臉的糾察隊角色,如何不得罪人,進而得到同事的尊重,可真是門藝術。

主講:韓愛玫

要專業、要公正、又要不得罪同事,真的有那麼難嗎?其實,謹守監督、審核的職權,是非常重要的。

以人力資源部門來說,公司的章程應該規定:人資部門沒有決定權,只應該負責流程控管和原則制定,並負責找出不在規章內的例外狀況,然後把例外的狀況納入制度,讓大家都能照規定行事。

例如做考核時,人力資源部門只需要檢查各單位主管有沒有按照規定打考績,然後把彙整出的結果轉交總經理、董事長。

又比如升遷,人力資源部門要做的是,制定清楚升遷的標準,然後確認各單位主管提出的候選人是否都符合標準。

同時,也要檢查是否有相同資歷、學歷的同事被遺忘了。若有某個同事還在當辦事員時,同期的人已經升了課長、副課長,一定要提醒該部門主管,看該主管是忽略了、還是覺得他表現不佳。

<spanclass=’Doc’>維持公平,加強溝通

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另外,當公司規章改變時,可能會有反對的意見。

如果要改變對全體員工都影響很大的人事規章,一定要先在主管會議上報告,說明改變的理由,並給各主管一個星期的時間做回應。如果有好的建議,就可採納,然後應用到每位同事身上。

也可能有主管不贊成新規定,並認為自己的部門較有貢獻,應該獲得更好的福利。這時,人資部門應向該主管溝通、解釋,為求公平,公司內不應該有特例,若希望以薪水激勵部屬,應該申請獎金來獎賞,而非某部門特別調薪。

當有新同事加入,為了維持公平,說明公司規定、溝通就特別重要。

例如有些較資深的同事轉進公司時,會問年假天數是否可比照前一個工作累積的三十幾天,我們也必須委婉地解釋,公司規定新進人員年假一律7天,連董事長也必須尊重規定,沒有例外。

重點是必須在面談期間就講清楚、說明白,能認同的人自然會留下來。日子一久,公司內部的同事都會清楚,公司的規定不會容許特例,要不然就是全盤更改。

<spanclass=’Doc’>主動關懷和服務

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如果是總務、採購等關係公司資源分配的部門,最重要的是專業、設計公平的制度和標準的申請流程,遇到需要彈性調整的狀況,再由更高層的主管來決定。

舉例來說,若觀察到有分行經理一調動到其他分行,不論裝潢是否老舊,就要申請重新裝潢,我就會請他看清楚相關章則,並先跟他溝通。如果雙方意見仍然不同,就將案子呈交給總經理,由總經理決定。

為了維持公平,溝通只是必備的,若更進一步主動關懷和服務,才會讓同事有被尊重的感覺。

例如我們最近開始規定,分行經理辦公室將改成開放式的,雖然這是全體適用的規定,但第一家執行的分行經理,感覺一定很不好。

所以我們除了用e-mail昭告全公司之外,還要主動花時間和首當其衝的分行經理互動,讓他瞭解為什麼要這樣改,並請他支持。

總務的工作必須定期檢查各分行的環境整潔,同事們當然不喜歡這樣的麻煩事。這時,除了例行性的檢查,我們還要主動找出他們沒察覺的損壞設備,然後快速的修補、換裝,讓同事們覺得這項例行公事不是規範,而是服務。

除了專業、主動關懷和服務,部門內部要口徑一致、行事風格一致,全力支持公司的規章,才能樹立公正的形象,又同時獲得同事的真心尊重。

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