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想放長假,先交接工作

要讓年假休得無後顧之憂,做好工作交接是非常重要的,否則你不僅要在度假飯店裡頻頻接電話,銷假上班後還會被主管罵到臭頭。

<spanclass=’doc’>主講:林惠媚(美台電訊人力資源處處長)

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今年還沒休年假嗎?想放下手邊的工作陪孩子度假去嗎?放長假前的工作交接,可真是工作人不得不知的一門學問。

我建議工作人,不論你打算何時休長假,每年的休假計畫,最好能配合公司年度的工作規劃,在年初時及早讓主管知道,方便主管進行人力調度、同仁調配工作進度。

想放長假,最好選擇農閒時期,例如人力資源單位的員工,應避免在公司進行年度績效評估時休假。

至少在休假前一個月,你便應向主管提出並確認自己的休假計畫。由於事涉責任歸屬問題,在這個月內,除了盡量完成手邊工作,找尋合適的職務代理人、完備地交接工作,是放長假前最重要的課題。

<spanclass=’Doc’>1.尋覓職務代理人

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許多企業對於職務代理人的順位與人選有相當明確的規定。挑選職務代理人,因為階級、職務的性質而有所差別。例如,秘書或負責薪資的員工,常為主管或公司處理極機密或隱私的事務,所以他們的職務代理人,通常需由其主管指派。而高階主管由於日理萬機,通常會有數名職務代理人接手工作。

<spanclass=’Doc’>2.製作工作分配表

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確定職務代理人後,你可以將工作分為「已經結束但需要追蹤」、「正在進行中」、「放假回來時需要開始處理」這三大類,以及平日的例行性事務,加上日期與職務代理人,清楚詳細並有系統地做成工作分配表,e-mail給主管及所有職務代理人。

工作分配表,讓每位職務代理人知道彼此代理的職務事項,或許不清楚詳細內容,但是方便職務代理人之間能更方便聯繫、處理相關事項。

<spanclass=’Doc’>3.不只口頭交接,還要實際操演

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交接的過程當中,最忌諱「反正我一星期就回來了」、「反正檔案就在這,你可以自己找」的草率心態,或是等到休假前的最後一天才將所有檔案交給職務代理人。

在休假的幾個星期前,你就應該「漸漸」將相關的工作檔案與郵件清楚地整理給職務代理人,讓他明白處理這些工作的脈絡。

除了資料的交接,最好也能教職務代理人處理這些工作,帶他實際操演一遍,讓職務代理人慢慢進入情況,若有問題也還來得及問你;而非在你休假的前一天,才突然交給他接手。

為了通知客戶你要休假,可以設定郵件自動回覆給寄信來的客戶,或在電話語音中留話給來電者,交代相關工作的代理人。

<spanclass=’Doc’>4.讓職務代理人彼此奧援

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休假後的第一、二天,我通常會再打電話回公司給職務代理人,確認一切的狀況都沒有問題。

雖然休假應該遠離工作,但你至少要將聯絡電話留給上司與職務代理人,供緊急聯繫用。

同時,我也會告知職務代理人,只要他在工作上無法做決定、或有一絲絲的猶豫,不知如何去做時,可以請教哪位上司。

先前我製作的工作分配表,也能夠讓職務代理人們清楚彼此負責的事項,讓他們在工作中彼此能提供聯繫與奧援。

<spanclass=’Doc’>5.郵件副本協助休假後進入狀況

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休假期間,我會要求職務代理人一定要將處理工作的相關郵件副本給我,等休假回來後,我才能看到工作處理的脈絡,很快進入狀況。

休假後進辦公室的第一件事是謝謝職務代理人,可以準備小禮物送他們,別先急著問工作進度。

為了休假,匆忙地離開、回來工作崗位,不僅自己很難進入狀況,職務代理人也會因為突然接手額外工作感到不舒服,而草率地處理你的工作。

休假前的準備、實際的演練很重要,能將職務代理人的慌張與出錯的程度減到最低。

企業應建立職務代理人制度,平時可以讓同仁做一些工作上的輪調,或藉由開會、工作簡報,讓同仁瞭解彼此的工作執掌內容,使公司內的每一個職務功能都能構築足以備不時之需的支援人力。

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