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權責不符怎麼辦?

在工作中,你會因為權責不符而感到困擾嗎?破除對「權」的迷思,注重目標達成,才是領導新趨勢。

主講人:余建中(SHL匯華國際顧問公司大中華區執行董事)

我要先強調一點:有權但卻無實、或有實卻無權這種權實不符的工作關係時常會發生,因為企業組織愈來愈扁平化(flattingorganization)發展,甚至愈來愈重視「變形蟲化」,會隨著每個專案的需要,搭配組合不同的人才成為一個專案小組(projectteam)或核心小組(cell-operatingteam)與行動團隊(cellarteam),而這樣的組織變化是全世界的趨勢。

<spanclass=’Doc’>扁平化組織與專案化管理是世界趨勢</span>

從世界潮流來看,專案的領導管理能力就比權實是否相符還要重要,因為現在大多的資深主管沒時間擔任每個專案的負責人,而是會指派適合的資淺部屬,帶領專案團隊,甚至在這專案中,部屬也必須領導自己的主管。

由於專案計劃中會有資淺部屬帶領同儕或資深主管,為避免「有實無權」,也就是無法讓同事或小主管聽從的情形發生,公司或主管就必須清楚界定權責的界限為何,不論是支出或決定權等。

專案負責人必須要有專案管理的能力(projectmanagementskills),包括人員與工作的分配、資源與時間管理等。

許多專案負責人常是做事最多的人,但事實上優秀的專案負責人應該是能夠從一開始的專案計劃、人員組織、召開定期會議來檢查時間內是否完成應完成的任務工作等。

一旦涉及了人事配置與檢查工作任務是否在時間內完成,就會與「權」有關。

<spanclass=’Doc’>人際關係比權威更重要</span>

對於「權」,許多人都有這樣的迷思:「權」指的就是「有權力指派某人做某項任務」、就是「命令他人」、就是下決定。

我們必須打破這個迷思,因為現在威權式命令不再具有領導效益,人際關係以及溝通說服的能力才是現代有效的領導力;下決定也不再是領導能力,如何協調讓所有人都朝向同一個目標方向,才是領導統御的重心。

非正式的領導能力(informalleadership)比檯面上的權威更重要,因此,我建議,即使是有實但卻無權,專案負責人可以好建立人際關係,私下與同事聚會聊天,甚至請吃飯,都是另類但卻有效增加自己領導統御的方法。

總體而言,專案負責人管理的最重要的是「人」而非「事」。而如何在非正式的情形中,發揮領導統御與協調的能力,更是專案負責人的重要職責。

<spanclass=’Doc’>主管請公開支持</span>

若專案負責人仍舊因為「有實無權」而有無法領導的困難,那麼,我最終的建議就是,尋求高階主管的支持與協助,請主管在公開而正式的場合中,如會議裡,對所有員工溝通,並且全力支持這位專案負責人,讓其他的專案小組成員聽從專案負責人的指示、任務的分派與工作的要求等。

至於「有權無實」,大多是主管無法指派或要求員工聽從自己的指示,甚至在專案計劃中,資深主管有時必須接受部屬的工作分配等。

我建議主管最好以完成專案為重,尊重部屬的專業,不要只在乎自己是否握有實權。

隨著組織日漸扁平化與變形蟲化,未來「特殊專案」的團隊合作情形將會日益增加。如果是部屬擔任專案負責人,請主管以身作則,配合專案負責人的工作分派,讓部屬或資淺員工學習如何領導管理,而不是去計較自己掌握的權力是否與職稱相符。

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