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許你一趟充實的會議差旅

當公司派你參加那種三天兩夜、甚至更長的研討會時,你若希望能滿載而歸,就不能錯過以下的建議。

來個小測試:聽到「研討會」,你的第一個反應是什麼?是「太好了,又有免費假期!」還是「唉,又要浪費時間!」?不管哪個,都不是善用公司資源和個人時間的正確態度。近期的《財星雜誌》(Fortune)提供您7項要訣,讓您的會議行程滿載而歸。

1.選擇適合的研討會。

在你踏出機艙,準備領取行李之前,你應該早已盤算好參加這次會議的目標。首先,你必須慎選會議。會議網站(Conferenza.com)的創辦人之一蓋瑞.包勒斯(GaryBolles)提醒:「如果你是新手,或是剛要探索某個陌生領域的人,那麼會議的主題最為重要。」如果是企業的高階主管,可能對高峰會式的午餐會及密集的研討比較有興趣,對長篇大論的會議是沒有耐心的。

2.提早聯絡。

因為有些會議會安排會外會,有需要的話,可以事前請求主辦單位替你安排與其他企業主管會晤的機會。

3.再次檢查所有細節。

從服裝、天氣到會議時間。會議時間記得確認,免得早到,更不要散會才到。

4.不必繞著議程跑。

別管主辦單位怎麼安排,你不需要繞著議程跑,尤其不必參加那些對你沒有幫助的聚會。要知道,一場為期3天的會議,通常議程是從清晨排到晚上十點半,而且3天滿滿沒有空檔,如果你照單全收,包你累斃。所以沒必要的聚會或餐會就算了,尤其是冗長的晚餐及舞會,很多人是不參加的。不過,包勒斯提醒,晚餐時間大家心情輕鬆,喝點小酒,來點音樂,話題變得比較自然,這時候比白天正式會議期間更有機會跟他人建立關係。只是記得——別貪杯,請保持良好形象。

5.積極建立關係。

當你走進一間會議室,要像007情報員一樣,在很短的時間內辨別出誰是你必須認識的人。如果沒有辦法,也沒有關係,每一個產業,每一場活動都有那種人脈很廣的人,不管你要找什麼,他們總有辦法幫你指點一二,或至少告訴你該找誰問去。所以,重點是,從你認識的那些人開始打聽。還有,千萬記得帶名片!

6.開會不是公司付費的假期。

別被美麗的旅館、休閒設施和繽紛的雞尾酒給迷昏了。參加會議不是公司付費的假期,出門在外,言行舉止要謹慎,別被老闆逮到你和女朋友在游泳池畔做日光浴。就算老闆不在眼前,也別忘了在場還有很多同業,可能都對你留下了印象。再次提醒您:好事不出門,壞事傳千里。

7.準備B計畫。

萬一演講內容沈悶乏味,會議安排又不精采,你最好想點補救辦法以搶救你寶貴的時間。你可以安排客戶拜訪,帶一本你一直很想讀的商業書籍在身上,或是聽聽其他人的對話,發掘可建立的關係,總之,就是不要沈默不語。你有權對會議主辦單位表達你的看法,主辦單位也很需要聆聽你的意見,所以請把你的意見反映給他們,讓他們有改進的機會。

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