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啊!我被黑函攻擊了

流言傳來傳去、黑函轉來轉去,每到提升拔擢時,就有小言小語加身。你曾被黑函與留言攻擊嗎?可別立即正面回應,因為這非但會讓你輸了裡子,也輸了面子。

主講:李崇領(萬寶華企業管理顧問公司總經理)

一般而言,黑函或流言的發生大多是因為員工有不滿情緒,無處宣洩,只好靠著杜撰不具名的黑函或散佈不實的流言,像是過去的耳語傳播或信件散佈,或現代網路發達的電子郵件,來發洩不滿的情緒。

</br><spanclass=’Doc’>黑函來自不滿的情緒

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員工之所以會情緒不滿,有三大原因,第一是主管領導統御不當。尤其是當員工發現自己的主管行為操守有問題,或是違反公司規定,但又礙於自己的職等較低或迫於主管的權力,只敢怒卻又不敢言,只好透過地下管道,也就是散佈流言、撰寫黑函,暫時宣洩自己不平的心。

第二個造成員工情緒不滿的原因便是組織溝通管道不順暢。公司組織若沒有開放的溝通文化或正式的申訴管道,一旦員工有任何不滿的情緒或人事問題,就只能以非正式的管道——黑函或流言,來表達自己的意見。

最後一個、同時也是最常造成黑函或流言的主要原因是,不公平的績效評估或人事異動。尤其是年底時的績效評估,以及升遷訊息公布時,就容易有各式流言四處流竄,中傷一些「績效考核優等生」或剛被拔擢為主管或升等的人。

如果你正是那個被黑函、流言攻擊的人,你該不動如山或坐以待斃,還是該嚴正反擊?我建議與其意氣用事地激動反擊,不如採取正式而有效的管道——請主管或人資部門協助回應。

而回應的方式也要有技巧,請部門主管在部門會議中或正式的公開場合,嚴正聲明:有話直說,勿信流言,以及「不具名就不處理,並且嚴加懲處散佈流言者」,以遏止黑函文化的形成。但如果你不相信自己的直屬上司或部門主管,就請人資部門主管負責,來澄清黑函問題。

若是因為績效考核而產生流言,那麼就請主管再次說明績效評估的各種因素。如果你因為升遷而遭受黑函流言的攻擊,就請主管與人資共同說明,考量升遷的人選是除了評估個人的工作表現外,更重視未來潛力,讓同樣表現優異但未獲升遷的人瞭解原因。此外,能讓謠言停止的最重要因素,便是表現出你的能力、實力與潛力,是能夠勝任這個職務。

</br><spanclass=’Doc’>建立申訴管道

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但我認為最終、也是最有效處理黑函或流言的方式,就是公司組織建立開放的溝通文化,並且設計出一套公開的申訴管道,從具名填寫申訴表格、人資與部門主管的調查到正式回應,甚至可以對結果不滿而再申訴,流程都必須完整且公正。

此外,如果直屬上司正是當事人之一,就必須跳過一級,請該部門主管甚至是只由人資部門負責調查申訴案件,由總經理(generalmanager)作最後的決定,以示公正。而這一切申訴都必須具名,以免又是另一種形式的黑函流言。

一旦有了公開的申訴管道,員工任何不滿的情緒都可透過申訴而得到公司正式的回覆,流言也就不會再傳來傳去了。

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