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當外行主管領導內行

當外行領導內行,開誠佈公、尊重專業是最佳選擇。

主講:俞雲眉(速博人力資源處協理)

帶人帶心,不見得要從專業背景出身,才能當一個好主管。

但是當外行主管處在前半年的新手期,除了主管加緊補強專業知識,上下之間的溝通將更為重要。

</br><spanclass=’Doc’>開誠佈公,尊重專業

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新官上任第一件事,就是個別和部屬深談,規畫出未來半年的時間表。

接下來,記得適時詢問負責人專案的進度、需要哪些人員協助、主管可以提供什麼資源。溝通時要仔細記錄下,不懂的部分一定要開口問,不然達到的只是負向溝通。

因為專業上不瞭解,外行主管常不知道可能發生的問題,這時要主動詢問部屬,請部屬舉例或沙盤推演,評估各種可能的結果。

主管外行不外行,專業的人只要問一、兩個問題就知道了,所以一定要坦承以對。

最怕主管不懂裝懂,下面的人就會想「既然你懂,就照你的方式帶」,主管反而苦了自己。

不妨在會議上開誠佈公,說明自己可擔負的是什麼責任,又有哪些部分不熟悉,請大家寬容一段適應期。

開誠佈公之後,下一步就是尊重專業。一個尊重專業、心胸開闊的主管,不但不會被看輕,還能讓部屬真心的貢獻心力。

但要如何授權?如果是自己和部屬都會做的事,就不要去搶著做,但要抓住重點,適時詢問與監督。

通常新主管上任,都背負著新的目標和使命。

在不熟悉專業的狀況下,不妨開會討論,請大家找出達成目標的最大困難點在哪,一起思考克服的方法,無論困難點能否解決,至少要讓團隊感覺到上下之間沒有隔閡。

當不同領域的重要部屬各持己見請主管裁決,主管一定要先判斷什麼目標對公司最重要,然後邀請各個負責人一起坐下來協調。

這時,外行主管就算再沒把握,也一定要做決定,不論對或錯,有勇氣扛起決策的責任,下面的部屬才會服氣。

不要怕自己不專業,有些問題也許當事人很難全觀思考,外行主管反而更能冷靜地取捨。

</br><spanclass=’Doc’>主動協助主管

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相對地,外行主管上手的快慢,部屬也有責任。

若身為部屬,要懂得把手頭上的工作分類,屬於自己可以處理好的部分,還是要適時地讓主管知道這些事情已經在進行,沒有問題。

至於比較大的專案,不管自己能否勝任,還是要清楚向新主管說明目前在進行哪些專案、狀況如何、重點在哪些方面,更重要的是,你做決定的背景和主要考量。

向新主管說明溝通也有訣竅。

儘量把資訊架構化、清楚條列、寫摘要、抓重點做記號,再從旁說明自己的經驗和估算,幫助新主管在最重要的部分下功夫。如果新主管很用功,很快就熟悉工作內容,對團隊的協助會更大。

當新主管要在會議中報告,可事先提醒有哪些問題可能會被提出,為什麼會有這些狀況,背景是什麼,再提供法源或策略的資料,幫助主管成長。

另外,遇到緊急的狀況一定要儘早提出來談,才能讓主管有足夠的時間去準備、尋找資源,幫助你解決問題。

如果顧慮外行主管無法瞭解,而把事情壓到紙包不住火,不但主管難收攤,也會造成彼此的誤解。

雖然在外行主管的適應期,得花更多時間溝通,但若主管在領導方面專精,就很容易看出來,誰協助他快速度過摸索期,誰不負責任地把東西丟給他,主管就可看出每個人專業的程度。

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