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如何做好名片管理?

到處交換來的名片,平時散滿整桌,該用的時候找不到,成了你工作上的亂源;你該學學別人如何管理名片,增加商機了。

主講:林苑琳(組合國際電腦公司業務經理)

名片是工作人最重要的資產,尤其對於業務、媒體工作者而言,做好名片管理,等於是建立自己的人際網絡,也使人脈能夠有條理地擴展、延伸出去。

在我9年的業務員生涯中,一開始由於名片不多,也不知道該如何分類。工作一陣子之後,龐雜的名片讓我意識到名片管理的重要性。

</br><spanclass=’Doc’>分層的分類邏輯

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最傳統的名片管理方式就是運用名片簿,並將名片資訊輸入電腦,用Excel的表格來管理,也等於是為名片提供備份,萬一名片遺失,還有Excel裡的檔案可循。

名片簿是最為基礎的整理方式,其中的技巧不少,我在整理時也有自己的一套邏輯。

起初我不懂得如何整理名片,只是拿名片簿,將同公司的名片放在一起。可是這麼做的缺點是,你無法一眼看出隸屬於同公司的名片,有何階級與部門之間的關係。

所以,我依產業別、公司別、階級別、部門別的邏輯,層層管理名片簿。

例如,我將電信業的名片歸在同一本名片簿上,接著,同公司的名片放在一起。再來,我從董事長、總經理開始擺,其後是秘書,並在各部門主管之後接著擺其部門的下屬,如此一來,上下位階與部門之間的關係便一目了然,方便記憶。

如果客戶升遷、跳槽,給我新名片,舊的名片我仍然會予以保留,不會因為拿到新名片了,就把舊名片丟掉。因為這是對方的一個工作軌跡,如果你熟悉對方待過哪些公司、擔任過哪些職位,對方會覺得深受重視,因為你對他過去的工作經歷很熟悉、很注意。

此外,為因應名片不斷增加,我採用活頁式的名片簿,當名片有增有減時,我無須挪動後面所有名片的位置,只要移動活頁即可。

名片簿中若有極少聯絡的冷門名片,我會以公司為類目另外歸在一本名片簿或收起來。

但是我絕對不會丟掉冷門名片,因為這些冷門名片也是寶貴的資料庫,日後萬一有需要,仍可供查詢。

如此一來,也讓我手邊的那幾本名片簿保持在一年之內經常需要接觸、聯絡的狀態,避免將所有名片都放在名片簿,讓一堆名片簿排排坐,其中的名片卻生熟不分。

</br><spanclass=’Doc’>用心管理名片

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名片簿是基礎資料庫,要花心思整理;不過,工作人總是渴望名片資料能隨身攜帶。

帶名片在身上是很累人的,抄在筆記本更是辛苦。過去我曾經將名片資訊以電腦打字、輸出後貼在筆記本上,隨身攜帶;但是PDA個人數位助理器出現後,我已經完全改用PDA,輔以坊間許多輸入名片的軟體來建立可攜的名片資料庫了。

我通常在拜訪客戶回來之後,就立即將客戶的資訊輸入PDA,幾乎每天更新PDA裡的名片資訊;最慢在一星期內,我便會將新的名片資料輸入PDA、並把名片歸檔到名片簿中。

每一、二個月,我就會整理名片簿,依據聯絡的頻率篩選出較少與較常聯絡的名片,並且留意名片主人的最新動向,例如,是否已經升遷、跳槽等等,以整理新、舊名片。

除了人名與職稱,現在我最在意的名片資訊就是手機號碼,只有手機是最即時能找到人的。因此,在PDA上我只輸入對方最機動、即時的手機號碼。

名片牽繫起重要的人脈關係,為了避免無法立即記住對方姓名與職稱的尷尬,我會依照自己每天的行程,留意今天將出席的場合和可能遇見的人,將我的名片簿拿出來複習、回想一遍。我在名片上也會留下註記,提醒自己什麼時候、什麼場合遇見這個人。

以業務員為例,客戶的感覺最為直接,如果客戶認為見過一次面,你就記住他,他對你的感受將大為不同。面對這麼多業務員、這麼激烈的市場競爭,客戶之所以選擇你的產品,一定是先喜歡上你的親切感、你的用心。

所以,想要在職場上脫穎而出,可以從你的名片管理開始做起。

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