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如何進行能力盤點?

人力資源管理的當務之急,就是要有正確翔實的員工技能清單,否則組織如何調兵遣將、發揮專長?如何做?專家告訴你。

你叫得出同事的名字嗎?這個問題或許考不倒你。但是,你能說得出你的同事具備什麼能力嗎?這個問題,可就讓人傷透腦筋了。如果再接著問,如果發生緊急狀況,你能夠找到具備適當能力的同事、組成應變小組嗎?如果你回答不出來,那你的組織就需要好好進行一番「能力盤點」了。

<spanclass=’Doc’>能力盤點為什麼重要?

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近期的美國《勞動力》雜誌(Workforce)報導指出,在美國遭受911恐怖攻擊後,大家不約而同地發現,能夠精確掌握企業人力技能的公司,應變速度較快。企業如果有通盤掌握企業員工技能的系統,公司就可以在短時間內找到具備某種專業能力(例如能說法文)及專業經驗(例如具有債券交易經驗)的員工,遞補工作空缺,使公司營運盡快恢復正常。

不過,企業瞭解員工能力,不僅是為了應付緊急情況,更重要的是在今天競爭激烈的環境中生存。市場競爭日益激烈,企業必須掌握更專業化的技能及知識,才能掌握成功契機。

對今天的企業來說,提供好產品、運用有效的行銷手法賣給顧客、作出好看的財務報表或是採用熱門資訊科技都無法保證成功,最重要的是組織到底擁有什麼樣的能力。組織所擁有的技能,不但決定了企業營運的方式,也決定了企業是否能有效地與顧客及企業夥伴互動,這才是企業能否成功的關鍵。

所以建立企業員工的「技能清單」(skillinventory)是當務之急。越來越多公司採取相同的做法,發展出可以盤點企業員工能力的系統,以便掌握公司裡誰會用文書處理軟體、誰會開堆高機、誰有團隊精神、誰能創意思考。在企業擬定招募計劃、訓練計劃及接班計劃時,這套盤點系統成為影響決策的關鍵。

而且,建立技能清單可以協助企業,評估自己有無研發新產品或跨入新行業的能力。如果發現企業未來移動的方向與現有員工的能力有差距,就必須透過教育訓練或徵募合適的員工來補足技能清單上的空缺。經過這樣審慎的人力調整,可以大幅降低企業決策的風險。

<spanclass=’Doc’>如何建立技能清單?

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但是,到底該如何著手進行企業內部人力盤點、建立技能清單?大家的第一個反應,可能就是要花大錢導入資訊系統。其實並不盡然。《勞動力》雜誌指出,大型企業因員工眾多,可以考慮採用由SAP、Oracle或PeopleSoft提供的人力資源專業軟體。不過,切記在運用電腦軟體時,要讓軟體來配合企業流程,而非讓企業流程配合軟體。對中小型企業來說,是否運用資訊科技建立技能清單不是重點,不管用書面作業還是用電腦處理,首先應設定一個建立清單的流程,作為日後發展整個資料庫的起點。

此外,《勞動力》雜誌也建議企業從下列5個方面,加強自己掌握員工技能:

1.利用調查、訪問、焦點團體、分析,找出企業所需要與所擁有的關鍵技術與關鍵能力。因為每個組織都有不同的需求,必須找出能夠提升自己績效的能力。

2.建立追蹤員工績效表現的管理系統。利用檢查表或是特定的軟體,追蹤員工現在的能力,以及未來應具備的能力,也可以將所蒐集的資訊告訴員工,幫助他們發展。

3.將技術與能力盤點與招募、訓練、接班的人力資源系統結合。列出了關鍵能力,招募人員就知道在面試時需要問的問題,訓練人員也就知道要增加什麼樣的課程。

4.切記,技術與能力盤點不是一次即可的解決方案,而是持續的過程。盤點的系統與所需要的能力,都要定期更新,才能符合企業變動的需求。

5.不要期待立即出現奇蹟似的改變。因為填補技能不但需要努力,更需要時間。

透過人力盤點及後續的管理,企業得以分析出自己的優點、弱點及目前的需求,如此一來,就能發揮人力資本的最大效益,並且作出正確的決策。但是切記人力盤點必須時時進行,以確保企業能掌控最新資訊。另外,企業應該體認到,要補足企業人力資本,符合市場規格是要花時間的,別在短期內期待過高,希望馬上改善競爭力,畢竟,羅馬不是一天造成的。

<spanclass=’Doc1’>學習觀念

區分技巧(skills)與能力(competencies)

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在進行員工能力盤點時,員工的工作技巧及能力很容易被混為一談,以下是專家提出的定義:

技巧:

意指經過後天訓練或學習後,操控某種工具或語言的能力,例如能不能熟練使用簡報軟體或撰寫電腦程式。

能力:

通常指員工本身所展現的個人特質,以下是常被提到的能力指標:

-創意思考

-解決衝突

-能在團隊中展現工作效率

-能建立長久的人際關係

-能夠有效地溝通

-具有口語溝通能力

-具有多元化價值觀

-具有應變能力

-正直誠實

<spanclass=’Doc1’>學習標竿

奇異公司的能力盤點經驗

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被視為美國企業標竿的奇異(GE)公司,在全球擁有31萬3千名員工,在過去6年,奇異展開徹底的員工能力盤點,提升企業績效,最後獲得了令人刮目相看的成績。

1995年,奇異開始推行六個標準差(SixSigma,是一種以品管為起點的企業改造專案),意在連結企業、員工及客戶,讓企業更具競爭力。

為了掌握每一名員工的狀況,奇異發展出一份嚴謹的能力盤點清單,其中界定了45項能引領企業走向成功的特質,包括具有清晰的商業思維、具有變革管理能力以及具有良好的人際關係等。奇異不但透過電腦資料庫隨時維護每一名員工的能力清單,並且針對公司及員工雙方面的需求開立教育訓練課程。

透過這一連串的努力,奇異最終的目標是要發掘並培養優秀的領導者,以確保奇異在產業界持續保有競爭力。對奇異來說,領導者並非被隨機挑選出來的,培養領導者是奇異全力以赴的大事。

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