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如何成功地主持會議?

當開會變成毫無共識的惡夢,最應該負責任的就是會議主席。從座位安排到化解紛爭、引導結論,想成功地主持會議,其實大有訣竅。

主講人:葉微微(卓睿、卓微企管顧問公司董事長)

開會是一個很重要的能力,除了參與會議,主持會議的能力更是關鍵,影響整個會議的運作與實質效益。既然大家花了時間開會,自然希望討論事項能透過會議獲得有效的解決;一個失序、缺乏條理的會議,只是浪費大家的時間與公司的資源成本。

因此主席是會議中的靈魂人物,公司裡的每一個人都應該輪流練習主持會議,藉此學習掌握時間、管理有效的議程討論、並獲致結果、減少衝突。

座位安排學問大

首先,會議席次的安排便是一門大學問,雖然這通常得仰賴幕僚,但主席更應深諳此間的道理。如果幕僚對會議的內容與公司人事狀況了解的話,透過安排議程與座次,便能化解掉原先可預見的衝突。

例如,主席的右手邊或正對面,通常會安排其最常諮詢、且溝通無阻的同仁,這個人必須能維持公正客觀,同時勇於提醒主席應注意事項,以利會議進行。

為了不讓會議的權力偏重一方,主管們不宜坐在一起,各部門主管與部屬最好穿插著坐,同部門的主管與部屬不要坐隔壁,而應坐斜對面,部屬才能暢所欲言。不過,欲協助主管開會的部屬,則可以坐在主管右手邊以便備詢。

重要的是,老闆座位旁邊最好安排一個敢言的人,才不會讓老闆主導會議,而部屬卻總是沈默。

另外,也可以用座位的布置來調節一些可預見的衝突;例如,不要安排原本就針鋒相對的同仁,直接面對面地坐著開會,而可安排他們坐較遠的斜對面、或坐成L型,中間隔幾位能緩衝兩位歧見的同事。

所以比較好的會議桌,確實是圓形或橢圓形的,方桌會給人談判、好像戰場的感覺。

而在會議進行中,若出現與會者發言離題或是交頭接耳的情況,主席應該禮貌地提醒與會者,因時間有限,請回到正題或集中精神;若是主席自身發言離題,則有賴與會者的會議管理能力,提醒主席回到正題。

另外在階級分明的組織中,主席必須要能引導、邀約每個人發言。如果有少數人的意見過於踴躍,似乎壟斷了會議的發言權,主席可以表示,希望徵求新的意見,請其他沒有發表意見的人輪流發言;輪流發言使每個人都有表達的機會,而且「對事不對人」,壟斷發言者也不會覺得不舒服。

謹守中立原則

若會議中發生衝突,主席必須非常敏銳,最重要的原則便是「中立」,唯有中立才能保持客觀,引導大家做「意見之爭」,而非「人與人之爭」。有一句話說得很好:「人與人的競爭是毀滅性的,但是意念與意念的競爭是建設性。」就事不就人,出了會場,會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所以當衝突發生,主席必須提醒每個人就事而論,別做人身攻擊。

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