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如何讓提案在會議中受重視?

你常常苦惱自己在會議中被冷落嗎?有了好提案,還得做足哪些準備,才能讓提案過關實行?

主講人:葉微微(卓睿、卓微企管顧問公司董事長)

開會是一種很重要的能力,其中又牽涉到兩種能力:主持會議的能力與參與會議的能力,今天我們來探討參加會議的能力。

參加會議事前必須做許多準備,因為會議是有時間限制的,如果你認為自己將提出的議題很重要,態度就必須積極主動。

會前的準備功夫

首先,開會前要確保自己的議題能在關鍵的議程中被討論到。通常一個好的會議,事先一定會規劃議程,確定各個議題的重要性與優先順序;所以在開會前,必須想辦法讓自己的提案,排在重要的待議事項中。

開會時,你的議題除了能在重要的議程中被提出和討論,也必須確定決策者在場,否則豈不是白忙一場?同時,一個重要的提案,若在會前先做意見調查,例如告知決策者或關鍵人物,與這些人溝通、先取得共識,甚至獲得願意支持的表示;這個提案在會議中被討論、乃至於被表決的過程中,自然會比較順利。

也就是說,如果今天你的提案是需要在會議中被表決的,最好事先針對這個提案的相關人士做溝通,並評估這個提案將牽涉到幾位關鍵的決策者,而不是將提案放在會議中,請大家從零開始討論。

開會的最終目的當然在獲致結論與決策。如果希望自己的提案能在會後成為有效的決策,在提案發想時,便必須先設想到與提案相關的「360度利益關係人」,從這些人的需求與立場出發,也就是提案必須面面俱到。

配套方案創造優勢

如果你所要報告的提案中,事前已經徹底了解、並照顧到每個關係人的需求與立場;如此一來,提案在會議中便容易被通過,不會因為摒除某人的利益在外而樹敵。

因此,一個提案不該只有一個方案,還要有其他的配套方案。例如我曾經幫一個廠商將倉儲外包,節省成本的結果令廠商非常滿意;可是原來負責倉儲的工人,卻面臨失去工作的命運。

但是我提出了配套措施,訓練倉儲工人做內勤的工作;公司也向這些工人表示,除非他們自己放棄學習,公司才會考慮雇用新人來取代他們,所以他們必須趕快學會內勤工作。

這樣一來,他們都願意努力地學習內勤的工作,不但沒失業,還得到了一個提升他們原來工作品質的機會。所以,整個提案的結果是雙贏的,沒有人反對。

而報告提案時,發言態度一定要謙和,抱著請教大家意見的心態,才不致引起與會者防禦的心態;尤其是職位愈高者,更應表現出謙沖的態度。

傾聽反對的聲音

此外,請記住「不同」的意見,並不等於「不對」。如果開會時有反對的意見,我們應該仔細地傾聽反對的聲音,聽聽對方的考量是什麼、關切的是什麼,而不要急著反駁,否則只會造成對立的情況。

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