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如何向同事說不!

手邊工作已經忙不完,同事還找你幫忙,想一想,該怎麼拒絕才不傷感情?

主講人:南山人壽人事部協理江淑貞

顧問諮商:標竿學院

上班族在工作中,總要面對著同事、客戶與主管許多要求。有時礙於公司規定或是工作負荷,必須拒絕。

沒有人喜歡被拒絕。因此拒絕時先不要急切、直接地表達自己的立場與處境。輕則影響往後的合作與相處,重則讓人覺得你不夠大方。

降低拒絕產生的負面效應,需要溝通技巧。更要秉持著「理直氣和」原則,不傷對方自尊,又能婉轉拒絕。

先傾聽,再說「不」

當你的同僚或客戶向你提出要求時,他們心中通常也會有某些困擾或擔憂。

拒絕之前先要傾聽。比較好的說法是,請對方把處境與需要,講得更清楚一些,自己才知道如何幫他。接著表示你了解他的難處,若是你易地而處,也一定會如此。

傾聽有好幾個意義。傾聽能讓對方先有被尊重的感覺,在你婉轉表明自己拒絕的立場時,也比較能避免傷害他的感覺,或讓人覺得你在應付。

如果你的拒絕是因為工作負荷過重,傾聽可以讓你清楚地界定,對方的要求是不是你份內的工作,而且是包含在自己目前重點工作範圍內。

甚至聽了他的意見,你會發現協助他,有助於提昇重要能力與經驗。這時候在兼顧目前工作原則下,犧牲一點自己的休閒時間來協助對方,對自己的生涯絕對有幫助。

委婉表達拒絕

傾聽的另一個好處是,你雖然拒絕他,卻可以針對他的情況,建議如何取得適當的支援。若是能提出有效的建議或替代方案,對方一樣會感激你。甚至在你的指引下找到更適當的支援,反而事半功倍。

當你開始說不的時候,態度必須是溫和而堅定的。好比同樣是藥丸,外面裹上糖衣的藥,就比較讓人容易入口。同樣地,委婉表達拒絕,也比直接說「不」,讓人容易接受。

例如當對方的要求是不合於公司或部門規定時,就委婉地表達自己的權限。在自己工作已經排滿而愛莫能助的前提下,就讓他清楚自己工作的優先順位,如果耽誤工作,會對公司與自己產生的衝擊。

對方若是因為你的拒絕,表現出憤怒態度或威脅時,不需要立刻回應,多用同理心來緩和他的不滿與挫折。

多一些關懷與彈性

拒絕時除了可以提出替代建議,隔一段時間還要主動關心對方情況。

有時候拒絕是一個漫長的過程,對方會不定時提出同樣的要求。若能化被動為主動地關懷對方,並讓對方了解自己的苦衷與立場,可以減少拒絕的尷尬與影響。當雙方的情況都改善了,就有可能滿足對方的要求。

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