Cheers雜誌

秘書啊!秘書

相關關鍵字:

以前祕書的功能是處理瑣事,幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣,是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書,通常有幾個特質:

第1,在某個角度或功能上,成功地代理老闆。比如,碰到貴賓來訪,祕書處理跟我自己處理,在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時,祕書可以發揮潤滑劑的角色,有時甚至比我親自聯絡,「公事公辦」效果更好。

第2,具有跨部門視野,而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此,才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義,就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點,或一時不察傷害員工時,祕書可以私下提醒,提供更客觀的角度,這對管理很有幫助。

第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書,都要了解。每個月我簽的傳票,都是先由祕書檢查,我只需要蓋章就好。當然,文書能力還要夠好,能勝任中、英文撰稿,等於是我的公關和文膽。

最好的儲備幹部職務

祕書應對進退的介面,不管是對上、對下、對內、對外,廣度和我完全一樣,當中尺度拿捏最難,需要智慧,也決定這個工作的定位。我一共有過8位祕書,有的現於公司擔任部門主管,有的在其他產業當高階幹部,我相信之前累積的專業跟視野,是讓她們升遷快速的關鍵,不管到哪個領域,只要稍微補強特定職能,就能有非常出色的表現。

相關關鍵字: