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秘書啊!秘書

祕書已經跳脫「附屬」的角色,是提供最全面「儲備幹部」歷練的職務。今天的祕書,必須代理老闆做對內、對外各種溝通,並整合各種專業。

這一年來,我因為有新的任命,原來的副手又被調到集團內另一家飯店擔任總經理,工作比過去更加忙碌。不過,最近我最大的困擾並不是工作量增加,反而是:我的祕書要結婚了!

起初聽到這消息,我非常高興。只是,一碰到她請假忙婚事,卻只能用「天翻地覆」這4個字來形容對我的衝擊。

今日的祕書,有高度不可取代性

首先,我的行程大亂。對各種邀約是回覆、拒絕、還是考慮?統統要自己處理。平常我不是在飯店現場、出差,就是開會或移動中,所以只要她不在,我就失去聯絡的據點,什麼事都沒辦法安排。

另外,我的工作效率也降低了。因為很多例行事務中的前置作業,都是祕書完成。大到每個月提供董事會的月報表,其中幾乎80%的內容由祕書準備,她可以獨立分析財務報表,找出重要的數字、核對、追蹤,彙整各部門工作計劃,我只要看完她的整理後,標示下個月方向就好。小到我的對外演講,從題目訂定、簡報內容,也都是靠祕書幫忙打理。她不在,這些結果就出不來。

尤有甚者,我連溝通都出現障礙。當所有溝通都要自己來,我的時間又不允許我對每個人都溝通得非常到位時,結果當然是疏失不斷,禮貌常常不夠周延。所以,我的心情大受影響。

如果要選個聽來一點都不炫,甚至很傳統的職務,祕書一定是其中之一。但這陣子的經驗卻觸發我從另一個角度來思考:為什麼祕書變得這麼重要?我發現,今天的祕書,任務已經跟過去完全不同,從祕書的變化,也可以看出人才定義的走向

以前祕書的功能是處理瑣事,幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣,是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書,通常有幾個特質:

第1,在某個角度或功能上,成功地代理老闆。比如,碰到貴賓來訪,祕書處理跟我自己處理,在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時,祕書可以發揮潤滑劑的角色,有時甚至比我親自聯絡,「公事公辦」效果更好。

第2,具有跨部門視野,而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此,才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義,就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點,或一時不察傷害員工時,祕書可以私下提醒,提供更客觀的角度,這對管理很有幫助。

第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書,都要了解。每個月我簽的傳票,都是先由祕書檢查,我只需要蓋章就好。當然,文書能力還要夠好,能勝任中、英文撰稿,等於是我的公關和文膽。

最好的儲備幹部職務

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