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15招,一次打擊笨、懶、慢

時間老是不夠用,事情永遠做不完!明明報告的截止日期在N個月前就知道,卻總是拖到最後一天才熬夜拼命?在不經意間,我們或許已陷入「笨」(做事沒方法)、「懶」(拖拖拉拉)、「慢」(時間管理出問題)的陷阱當中。《Cheers》雜誌教你打擊這3個敵人,做起事來更順手。

打笨:找出邏輯工作法

1.設定一人會議:大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間,才能進入深思狀態,但我們常被不定時插入的事情所干擾,像是電子郵件、電話等等。建議預約一個只有你一個人參加的會議,把電腦搬到會議室中工作,並關閉收信通知、拔掉網路線,讓自己靜下心來思考。記得先把需要的資料準備好,避免再次連線上網。

2.用「確認清單」製造創意:創意是現代工作人最需要的能力之一,但創意並不是靈光一閃,而是可以運用方法「擠」出來的。

除了和同事腦力激盪,還可利用「確認清單」(checklist),亦即按照確認清單的指示,依序回答有效產出創意的一連串問題,強迫創意產生。

3.切割會議目的:把會議區分為決策會議、報告會議、創意會議、確認會議,再根據目的選擇應出席人選。如果能在開會前就先分發相關資料,讓出席者事先閱讀,能確保會議有較好的品質。主持人要引導出席者說出意見,溝通整理重要的參考意見,並適時指出對立意見的癥結點,最後再確認結論。

4.寫報告要有「3主幹」:寫報告是每個上班族都會碰到的工作項目,但報告要寫得簡潔易懂,才能為自己加分,而非變成惹惱老闆的導火線。

首先,要清楚知道報告目的,亦即讓讀的人在看過後可以得到結論,採取行動,做下決策。為了讓報告呈現清晰架構,不妨先列舉出10項想寫在報告內的想法或事物,再判斷彼此的關聯性,最後濃縮成3部份,成為「主幹」,每部份的細項就是「枝葉」。完成架構後再下筆,就算報告不是條列式,但也隱含了條列的邏輯構造。

5.建立腦中的邏輯樹:合乎邏輯的說明想法,可以利用「邏輯樹」作為輔助工具。所謂「邏輯樹」是一種「不遺漏、不重複」地掌握說話內容,並利用樹狀圖分解、整理的方法。在腦中一邊想像邏輯樹,一邊進行說明,就可以提高聽者的了解程度。

打懶:改掉拖延毛病

6.列出藉口清單:追蹤你的拖延藉口一週,注意自己拖延想做或該做的事情時,所冒出的念頭,並找出消除它的對應想法。這是了解自己,觀察想法如何影響言行舉止的好方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候,但這不能長期拿來當做逃避的理由,不管是什麼原因,你必須正視並趕走讓你怠惰的念頭。

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