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工具箱1:急迫性vs.重要性矩陣

「重要的事通常不緊急,而緊急的事通常不重要,」這是美國前總統艾森豪的名言。

許多經理人往往就是因為搞不清楚事情的重要性與急迫性,陷入「窮忙」的窘狀。

《與成功有約》的作者柯維曾做過研究,請受訪者依重要性和急迫性來為自己的工作分類。結果發現,他們將多數的時間都花在緊急、但不重要的事情上,結果反而抽不出時間處理真正重要的事。

為了確保自己的時間沒有誤用,新手主管可以利用「急迫性vs.重要性矩陣」圖表,排列工作的優先順序並適時授權。

原則上,分處不同象限的事情,處理方式各有不同:

1.緊急但不重要

通常這些都是急如星火的瑣事,跟別人有關,卻跟你的工作目標不相關,例如趕在開會前列印資料、接聽電話等。這種急迫的事情一定要處理,但是花愈少時間愈好,必要時,將它們交給部屬執行。此外,有些人會因為自己特別喜歡某項工作,而誤認為這項工作「很重要」,花了太多時間在上頭。因此,仔細思考工作內容,千萬別掉入這種迷思當中。

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