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5步驟,終結混亂辦公桌

生活中,辦公桌與你的關係可能比你的床還要親密,但是你有一個整齊乾淨而有效率的辦公環境嗎?還是你常常將重要的文件淹沒在一堆廢紙中,在關鍵時刻,怎麼都找不到?5個步驟,讓你的辦公室立刻改頭換面。

開會在即,老闆等著看你精彩的企畫案,你正準備拿著熬了數個夜晚的成果向同事展現,卻在這關鍵時刻,你怎麼也找不到你的文件,面對桌上一片凌亂的局面,你感到焦急萬分,就連電子檔也不知歸到哪裡去了,最後你只能硬著頭皮用口頭報告,原本精彩的企畫內容無法完整展現,你的心血與專業能力也大打折扣。

或者你是不被同事信任的人?大家總不敢將文件正本交給你,總要備份才安心,深怕文件到你手上有如石沈大海?

這個時候你應該覺悟了吧?好好對待你的辦公環境,運用一些方法與收納用品,讓你的思緒創意與重要訊息,歸納到一個個有跡可尋的地方,從此讓你工作更加有效率。

做好收納還能提升工作能力

曾在亞馬遜網路書店登上排行榜冠軍書《收納其實很容易》(Organizing from the Inside Out,在台灣由時報出版社出版)的作者茱莉.摩根斯坦(Julie Morgenstern)原本是一位毫無秩序的上班族,當了媽媽之後吃足了育兒瑣事的苦頭,下定決心做好分類收納的事務,不僅建立了生活秩序,甚至在1989年創辦「生活大師」生活管理顧問公司,提供各種收納諮詢服務,主要客戶包括美國運通等知名公司,這正是收納管理的最佳印證。

別小看收納動作,這有可能開拓你的新事業。

你也許喜歡亂亂的工作環境,比較自在,但有秩序的收納工作會限制創造力嗎?茱莉.摩根斯坦認為收納是要釋放而非限制你的創造力,因為它替你和工作材料間建立一條快速捷徑,使你更有效率

她曾幫一位自由作家解決了紊亂的工作方式,利用彩色編碼的系統分類,將進行中的作品、已完成的計畫和未來創作的想法作清楚的分類歸納,不僅不會影響創作,在整齊的工作環境下,心情輕鬆明朗,而激勵出源源不絕的創造力。

「我就是不甘心男同事的桌面比我乾淨,看起來比我有效率,比我專業的樣子。」網際智慧公司行銷部專案經理劉映汝回憶起過去自己的辦公環境也是一團亂,下定決心請教男同事幾招整理妙計,讓她在文件繁複的行銷工作中,整理出具有邏輯性又實用的歸納法則,更有助於團隊工作中大家對資料的交流。

優美辦公家具企劃部部長連國梁曾經看過一篇報導指出,「日本人平均一天花20分鐘找尋文件」,這對走路速度飛快的日本人來說也許是一種奢侈。

對一樣惜時如金的台灣上班族來說,收納觀念更不如歐美或日本,好好規劃一個符合自己工作需求的辦公桌環境,將大大節省你的時間,利用這換來的時間讀一篇好文章,或是喝杯咖啡放鬆一下,都比浪費在一片文件紙海中來得更有意義。

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