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新官上任!你必須立即完成的3件事

日本暢銷書作者佐佐木常夫,在新書《給基層主管的37封信》針對一位虛構的人物「石田」,寫下37封鼓勵他的信函。分享了許多身為「部門經理」時,該掌握的職務技巧和知識。

你上任後,必須立即著手進行的事情包括:
●列出本部門應完成的重要課題與緊急主題。
●部門裡成員的業務分工、能力、工作動機、精神健康、家庭狀況。
●上級(部長)的份量。掌控好部門的現況,也可以說就是掌握住這個課的「實際狀況」。

這時,有一點必須注意,千萬不可將前任部門經理留下的事項照單全收。前任部門經理交接時的說明,在聽過之後,你還必須用自己的眼睛、耳朵重新再確認一次不可。

所謂的「事實」,是很麻煩的。因為,人總是會把事實往符合自己利益的方向做解釋。對於某一個特定的事情狀況,有人會將它解釋為「事實是像A這樣」,有人則會解釋為「事實是如B那樣」。這是人的習性。即使是努力保持客觀公平的人,也難逃這種人類習性。所以對於所謂的「事實」,更必須從各種角度來冷靜地檢驗。試著去推敲「事實」全貌時,就會發現大多數場合中的「事實」並不存在。

因此,前任部門經理所說的話,也不能認定為「事實」。尤其在部屬的人事考核評估上,更絕對要避免信以為真。人事考核,是由人來考核另一個人,所以欠缺「絕對標準水面的視線」,也總是難以避免地受到個人價值觀與興趣的影響。

所以千萬記住,不可完全接納前任部門經理的考核結果,以為那就是「事實」,這樣的做法會「扼殺人才」。那麼,該怎麼做才能掌握部門的實際狀況(事實)?過去我每到一個新的部門擔任經理時,一定會做一件事,就是一對一地與每一位部屬面談。聆聽部屬所說內容,你就能掌握到實際狀況。

進行一對一面談時,盡量從部門裡面年紀最輕的員工開始,效果比較好。年輕人資歷愈淺愈不會有防人之心,說話時也比較不會謹言慎行,想到什麼就說什麼。甚或有時候因為新部門經理上任,緊抓住機會將自己過去平日的不滿,向新部門經理一吐為快。

資歷較深的人則會戒慎恐懼,留意年輕同事對新部門經理說過那些話,因此也會小心選擇自己的談話內容,不過這也無所謂,將來每天共事,早晚你就會聽到「真心話」。不過,你必須多花心思,藉由願意說話的年輕人取得各種資訊。 要讓部屬講真話,關鍵在於從不同方向進行詢問。我在提問題時,往往會針對部屬所負責的工作內容追根究柢詢問,不過這種詢問方式恐怕很難吸引對方侃侃而談。關於工作,可以從與對方職務無關的事情下手。例如: 「你希望這個課變成什麼樣的一個課?」

「你覺得公司應該朝那個方向發展?」

「你希望公司採用什麼樣的新進員工?」

 這類主題一向存在公司員工的心中,有機會的話,他們也很樂意分享。從不同方面詢問部屬,就能清楚掌握部屬的想法。不只關於工作,在許可的範圍內也可問問私人的事情。這麼一來能拉近彼此的距離,部屬應該也比較願意講真話。

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