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快樂工作Tips

每天花費一半以上的工作時間處理e-mail的往返,你是不是曾在開啟信箱時失去方向?專欄作家安妮‧費雪(Annie Fisher)在《財星》雜誌(Fortune)提供以下訣竅,幫你加速e-mail的處理效率。

每天少寄1封郵件。每寄出5封信,平均會獲得3封回信。所以在按下「寄出」按鈕前,先判斷信件是否重要?打通電話是否就能解決問題?

寫明信件主題。在信件主旨中先標明「請求」、「詢問」等能表達信件內容的關鍵字,才能減少等候對方回信的時間。

注意信件內容的架構。先說明請求目的(action),再談論你所傳遞的關鍵訊息(background),最後寫下你希望對方能做到的後續動作(closed)。

做好檔案歸納。不斷留存的舊信件將佔用你信箱的容量,所以請把重要檔案,依據「檔案內容」(而非寄件人)存放到各個分類資料夾。親愛的同事,別扯我後腿!

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