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站立會議拼效率,團隊更敏捷

什麼方法可讓會議不再惱人,還能建立高效團隊?趨勢科技藉由每天、每次15分鐘的「站立會議」,不僅應變速度機動、溝通順暢,更讓成員個個具有使命感,發掘明日之星!

場景一:令人昏昏欲睡的會議室

所有人關在會議室當中,看著投影機投射出的專案內容,卻不見得與自己的工作直接相關,坐在台下的你,眼皮逐漸變得愈來愈重……。

場景二:每週一次的部門會議

部門會議中,有同事突然提出一個危機狀況,使得人員需要重新調度、成本攀升,眼看一週後,部門舉辦的大型活動即將展開……。

以上兩種情況都經常在你我工作中每日上演:開不完的會、議而不決的討論。為了對付這種扼殺精力的開會陋習,趨勢科技發展出一項絕招──站立會議(stand-up meeting):每天開會,但每次只開15分鐘。當每個人都是「站著」時,大家都想趕快得出結論,結束會議,無形中自然比「坐著」更有效率

「少量多餐」,應變更機動

對管理者來說,這種「少量多餐」的開會方式,追蹤進度更精準、容易。

科技產業瞬息萬變,「站著開會讓我們隨時做出調整,」趨勢科技研究開發部資深專案經理徐祥智指出,平均每3個月,他們就要發表一項新產品,手機領域更快,甚至每個月都有新軟體上市。

記者採訪當天,mobile小組剛好在開站立會議,徐祥智與小組成員們溝通,因為在法國有項新的交易,需要大家配合讓新產品提早上架。

雖然很臨時,但因為每天都追蹤個人進度,就算要即時微調,讓產品提前在2週後發表,大家也能機動配合。「幾乎不需要再特地召開臨時會議,要大家更動工作規劃,」徐祥智補充。

站立會議其實是Scrum(敏捷軟體開發過程)中的一部份,來自於橄欖球術語的“Scrum”(雙方爭球),暗喻「團隊合作精神」。

在橄欖球比賽中,由四分衛負責調度教練的戰術,當團隊推進10碼後,就再度重新溝通調整,往目標前進。這樣的概念,也就運用在敏捷軟體開發實務當中。

用橄欖球的概念在軟體研發中管控進度,趨勢科技因此磨練出一群對團隊和專案有使命感(ownership)的成員。

自控進度、輪當主席,培養責任感

每次開站立會議之前,徐祥智會與團隊主管先開工作規畫會議,並當場在白板上用便利貼展開示意,每一張便利貼代表著一個工作單位。

便利貼上除了標示負責人員,還會根據工作難易程度,用數字1、3、5來評定所需的工作點數。「要標多少,都是團隊成員自己去訂,」軟體工程師蔡惠名表示,如此一來,工程師們會更仔細去評估自己的工作量。

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