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老闆交代不清楚,該怎麼辦?

主講︱王瑜棻(香港上海匯豐銀行行銷處資深副總裁)在金融領域工作經驗超過10年,曾任職於美國運通、蘇黎世保險公司等,在匯豐銀行已服務6年。

一般人多多少少會碰到這樣的情況,最可能發生的時候,就是新主管上任時,因為對彼此工作方式不熟悉,容易造成兩方認知上的落差。

當你對主管交派的工作有任何猶豫或疑問時,應該要馬上問主管,否則最後很可能只是做白工;另外,絕對不要等事情做完了才向主管報備,而是必須每做完一部份工作,就先行詢問主管的意見,待雙方都沒有疑義,確定方向正確,再繼續下去。每事複述一遍,避免認知差距

當老闆交辦事項不清楚時,最好不要去問其他人該怎麼處理,因為其他的主管或同事並不了解工作的細節或來龍去脈。只有指派工作給你的人最清楚什麼是好或不好,其他的人不見得知道為什麼主管要你做這件事情,或到底這件事情做出來該是什麼樣子,所以問指派任務的人最清楚。

我自己就有這種切身的例子,雖然和一批人在同個時間開會,但事後他們每個人所認知到我所說的內容都有差異。所以這是「說」與「聽」之間的關係,而不是誰對誰錯的問題。碰到這樣的情況,你可以複述一次主管講的內容,如果你講的不是他要的,就可以當場溝通清楚,從而確保兩個人的想法一致。沒有誰對誰錯,事後再溝通

當錯誤發生了,當下和主管爭論誰對誰錯並沒有意義,這時身為下屬的人,於情於理都最好先道歉了事,你可以跟主管說:「也許我沒有搞清楚你的意思,抱歉,可不可以再講清楚一點?」

有時候這是彼此溝通上的問題,你很難判斷這是誰的錯,但總是要有一方先緩和。當下最要緊的,是在時限內把發生錯誤的工作先完成。

如果你想讓主管了解他交代的事情不清楚,導致你發生錯誤,可以事後找一個時間去跟他談。在彼此都不是惡意的情況下,應該坦白告訴主管,你們可以如何改變溝通方式,進而改善類似的問題。

但如果是很敏感的問題,例如主管的喜好或情緒波動讓你很受不了,最好約在外面,而不要在辦公室裡談,因為有時候辦公室的環境會讓人很緊張,可以依照你的目的和主題,選擇不一樣的溝通地點。

在溝通之前得先觀察主管的接受程度,如果他無法接受,甚至於根本不可能跟他談任何情緒上的困擾,而你又想要待在這間公司,那麼你只好學著不要在乎他的情緒,當作是訓練自己的耐性,讓自己更釋懷一點。抑或是以email的方式委婉告訴主管你的困擾,也是一種方法。反映交代不清,得看主管心情

雖然事情沒做好,是主管交代不清的問題,但要主管承認錯誤是沒有意義的,重要的是讓他知道你做得並不開心。

如果你的目的是朝向讓彼此之間可以合作得更好,或者工作關係更好,應該試著跟主管說明白。

在跟主管說明時,不能有其他人在場,也不要在事情發生的當下做任何的辯解。可以在主管心情好的時候,或是他比較不忙的時候聊聊,越敏感的問題,就越要找彼此沒什麼壓力的時間談。自己主動一些,減少錯誤發生

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