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時間管理新解:明天再做吧!

在講求速度的現代工作環境,與時間賽跑早已是家常便飯,更是許多人逃脫不了的惡夢。我們和時間之間的關係其實不需要如此緊張。我們不可能增加時間,但是可 以減少浪費時間,只要我們稍許改變一下工作的方法,時間絕對夠用。

你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率?是否覺得時間老是和自己過不去?時間愈來愈少,工作卻是愈來愈多。

時間彷彿成了現代工作者的奢侈品,儘管資訊科技產品不斷推陳出新,但仍無法解決時間管理的煩惱。英國知名生涯管理顧問、曾著有暢銷書《搞定一切,還有時間玩》的馬克‧佛斯特(Mark Forster),在最新出版的《明天再做》(Do It Tomorrow)的書中與讀者分享他多年來關於時間管理的最新體驗。

想清楚要達成的結果

這個原則聽起來似乎沒有什麼特別,但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時,我們多半只想著把要做的工作寫下來,卻沒有退一步想,明天、下星期、或下個月要達成的目標是什麼。沒有想清楚目標,就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。

時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標,就知道哪些事情不該做。馬克‧佛斯特建議,與其列出該辦事項(to-do list),不如改成不該辦事項(not-to-do list)。例如:

‧早上10點之前不回任何電話。

‧晚上7點之後不工作。

‧除了A專案之外,不會分心處理其他不相關的事情。

‧收發電子郵件的時間不超過1個半小時。

‧在完成原本的工作目標之前,不會分心去做其他工作。

其實一整天工作下來,讓我們分心或是被打斷的情況數也數不清,雖然知道自己該做什麼非常重要,但是清楚自己不該做什麼更重要。

每天做一點更有效率

如果必須完成一份報告或專案,你會每天按部就班逐步完成其中某個部份,還是集中在某個時段完成?

正確的方法是,每天做一點比較有效率。好比說,你要學習新的樂器或是語言,最有效的學習方法就是每星期固定上課與複習。原因在於,人的大腦需要時間消化與吸收資訊、創造連結、最後形成新的想法或觀點。

不論是寫報告或是負責專案,如果把事情集中在很短時間內完成,一方面會讓自己感到極大的壓力,心裡會有強烈的抗拒感,不願意開始。另一方面,如果時間過於倉卒,反而很難有好的想法出現,甚至是完全沒有想法,結果只會讓自己愈來愈焦慮。

切割工作、分階段完成是很重要的,但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗,如果太早開始,因為距離最後期限還有很長的時間,通常不是很用心在做。

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