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工作簡化5動作,腦袋不打結!

同時處理一項以上的專案,你是否就腦袋打結了?原是個浪漫OL的謝孟瑋,投入網路創業後,從簡單的圖像思考開始化繁為簡,在極短時間內,完成3位數與各類型廠商的合作專案。

乍見粉多網站商品處副總經理謝孟瑋,長髮清秀、輕聲細語,充滿文藝少女的氣息,然而,她的工作能力,卻十分俐落。

粉多是2012年7月中正式上線的新網站,謝孟瑋是3位創辦人之一。結合了社群網站與電子商務的模式,開站不到半年,已累積數萬名會員,成長潛力備受看好。

上線第一天,粉多就推出「網路辦桌」活動,類似百貨公司來店禮的觀念,提供會員抽獎,如果參加的會員將活動分享到Facebook上,中獎機率則提高1倍。

謝孟瑋實際負責這項活動的執行。對粉多的會員來說,可免費參加抽獎;粉多本身可用抽獎號召新會員;合作提供抽獎商品的廠商,則獲得網路行銷以及Facebook曝光的機會。最高紀錄,曾有一檔吸引了超過8,000名會員參加抽獎,粉多因此創造了三贏局面。

這項活動,粉多以每天一檔、連續辦100天的頻率進行。抽獎商品包括各式美食、服飾、配件、家電、生活用品等,價位從數十元到數千元都有,每檔贈品數量少則個位數,多則上百件。

從5月完成網站測試,7月中網站上線推出活動,謝孟瑋等於是一個人在1個半月內,完成和近40家各式廠商共100項網路行銷專案。這麼驚人的數字,謝孟瑋是如何辦到的?

我以前很浪漫,想法很發散,創業之後,是用『心智圖』自我管理,讓工作化繁為簡,」她分享。

心智圖:資訊化繁為簡,管理自我與團隊

從複雜的工作中釐清頭緒,謝孟瑋的祕訣,就是透過「問題」來整理工作內容,工具則是MindManager心智圖軟體,直接用手機或電腦就可輸入。

「我發現同一場會議,聽同樣的話、看同樣的簡報,每個人都會有不同的資訊解讀,」謝孟瑋分享當初面對複雜專案時,和不同部門同事開會的體會。

於是,她透過MindManager釐清交集。例如,在首度拜訪合作廠商時,她先設定10個問題,包括「品牌精神」、「主打商品」、「商品價位」、「希望透過網路行銷做什麼」等(第78頁圖,請見PDF檔),先列出問題,在與對方窗口對話時,就能把獲得的資訊整理到各問題之下,也能提醒自己是否遺漏掉重要訊息。

這不僅讓工作更聚焦,也有助於團隊合作順暢。謝孟瑋指出,整理完這10個問題後,她再和內部負責行銷企劃、視覺呈現、網頁設計、程式開發等後續流程的同事,延伸出企劃內容、工作時程、合作提案等檔案。

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