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4個準備功夫,以email搞定合約

一手掌握10多個居家品牌台灣代理銷售權的特力集團小型通路事業部協理余靜宜,每天不斷用一封封英文email談代理、談合約、談訂單。透過4種準備功夫,她就是能讓國外品牌願意買單,共創雙贏!

負責掌控WEDGWOOD、FRETTE、Bassetti、ZUCCHI等10多個國際居家品牌在台灣上架、銷售權利的特力集團小型通路事業部協理余靜宜,每天都要透過英文書信與電話跟品牌總部聯繫,談代理權、合約、訂單、行銷業務方案。譬如,余靜宜剛在2012年談定一個法國與一個加拿大品牌,預計今年底上市。

余靜怡認為,談代理成功的關鍵之一,是寫好敲門的第一封英文email,「不需要太長,重點是自我介紹與台灣市場分享。」

敲門信說明雙贏願景,不用低姿態

像她看好上述法國與加拿大品牌在台灣的發展,便主動寫email給對方,介紹特力是台灣居家通路龍頭之一、成功代理過哪些國際居家品牌、特力對此品牌的哪些產品有興趣、此品牌在台灣的利基,以及如果對方願意把品牌交給特力,特力將會做哪些行銷投資、可在哪些通路銷售、特力對通路的掌控權又為何等等,幾乎網羅所有對方會考慮的面向。

根據余靜宜的經驗,「即使是爭取代理,但第一封信要展現的是能力與實力,所以姿態絕對不能低,要充分說明雙方合作的雙贏願景。」

基本上,第一封敲門信不需要談到所有執行細節,先看對方的回覆,再做進一步溝通。通常,接下來的信件就是一次一次解決對方的疑惑,提出因應之道,但要確實理解對方想法,溝通才有效。

透過email溝通,不像面對面可以即時解釋,用字遣詞必須很精準,更要避免容易造成誤會的反對性或拒絕字眼,例如“Don't...”或“I don't think so.”等,容易造成反感或爭執。除了自己不斷在英文寫作上力求精進,余靜宜要求部屬寫信給她也全部使用英文,一方面訓練部屬,另方面希望透過無時無刻都身處英文環境中,保持熟悉度。

她認為,透過英文email最難拿捏的,莫過於堅持立場。有一次義大利的客戶不照原本約定,硬要她一次下超出預算甚多的訂單才肯履約,她無法接受,「但我們從小到大學英文,都沒有被好好教過如何表達強烈的憤怒,只學到幾個髒話,」余靜宜笑說,所以,她只好採漸進法則,先從“disappoint”(失望)到“depressed”(沮喪),再到“indignation”(憤怒),然後暫時不主動回信,讓對方感受到她的態度,再繼續溝通。

要寫好英文email,余靜宜自有一番準備工夫。首先,她認為確定目的與收信對象很重要,因為這會決定表達的層次與架構。

琢磨日期、用字、重點條列的眉角

email的架構要簡單明瞭,開頭先打招呼,簡述目的,再言明上次討論的結果,然後提出這次的討論、結論,最後務必署名與簽上西元日期,對方才能確認你是何時寄出。

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