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架構簡單point by point,不怕被考倒

上台做英文報告,是許多企業面對國際市場首先碰到的難題,台灣安吉斯媒體集團執行長楊淑鈴也曾為此苦惱不已。但現在她每季都要做季度報告與主題分享,強迫自己全面「用英文思考」正是她的必勝關鍵。

對在廣告業工作30年的台灣安吉斯媒體集團執行長楊淑鈴來說,上台用英文簡報,是工作中比重極高的一部份。早期,她幾乎是每週、每月都要對外商廣告主說明企劃案或比稿,一年至少30場。現在身為經營人,一年更要參與多場集團中的跨國會議,以及一年一度的全球大會,向其他地區的100多位主管分析台灣的業務發展計劃。

只要聽過楊淑鈴簡報,一定對她清晰的口條、明確的架構印象深刻。但令人驚訝的是,台灣大學心理學系畢業的楊淑鈴,一口流利英文其實全靠自學而來,是她從不斷挫敗與練習中得出的累積。

講綱列點條列,勿忘提出「觀點」

每一次要做英文報告,楊淑鈴一定會做足準備,「絕不匆忙上台,報告前一晚,更要提早休息,才能養足精神,保持思緒清晰。」上台前,執行力強的楊淑鈴自有一套準備工夫。

首先,她會針對主題搜集充足的資料,包括銷售數字、真實成功案例等,來佐證論述。不過,資料再多,講綱架構絕不能複雜,愈簡單愈好。

根據她的經驗,「外國人喜歡直線思考,架構複雜,較難贏得讚賞。」因此,在撰寫講綱時,最好列點條列,把輔助資料用附件連結的方式呈現,這樣聽眾比較容易進入講者的思路。

她舉例,一次成功的重大提案,是為紐西蘭奶粉公司規畫在台灣的宣傳計劃。由於深知外籍客戶的思考邏輯,楊淑鈴刻意簡化架構,並隨時掌控客戶的表情與眼神,「當下覺得客戶對哪個部份特別有興趣,就趁勝追擊,多做加強說明,」之後果然如願搶下大單。

第二,準備資料時要不斷自我思考“What’s the point? ”(觀點是什麼)。楊淑鈴一直記得,她第一次上台以英文簡報時,好不容易結束,正準備鬆一口氣,沒想到外國客戶直接問她:“So?”讓她冷汗直流。當下她深刻體會到,報告中不能只給事實與數字,也要提出觀點看法、前因後果、因應之道,最重要的是,最後一定要再強調一次結論。

從此之後,她針對“So?”這類問題,一定有所準備。針對不同客戶,不同聽眾的性質,事先模擬Q&A,不僅先想好所有答案,而且答案要呼應報告內容,才能讓聽眾覺得整場報告首尾連貫,增加對自己的信任感。

特別設計開場,數字一定要念熟

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