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3i原則,讓部屬自動使命必達

  • 李欣岳
  • Cheers雜誌
  • 圖片來源:pixabay.com
「如何把工作交辦出去?」是身為主管或是各種專案負責人最基本的問題,因為無法只靠自己完成每件事,唯有團隊中人人都完成自己的任務,目標才能達成。

然而,交辦說來簡單,卻大有學問。許多看似簡單的事情,交付出去後結果卻遠不如預期。這時候問題不見得出在對方的能力上,而是一開始在交辦時就沒有說清楚。

美國演說顧問和教練克里斯多佛.威特(Christopher Witt)在《敢說又能說》(Real Leaders Don't Do PowerPoint)書中指出,領導者在演說或是溝通上,必須把握「3i原則」,分別是獲得認同(to identify)、發揮影響(to influence)、產生激勵(to inspire)。在交辦任務時,這樣的原則也同樣適用。

to identify 獲得認同:引導部屬自發投入

身為團隊領導人,難免得要以組織賦予的權力,要求部屬「請去做╳╳」,但這樣以命令語氣分配任務,執行結果未必理想。

最好的方式,是讓部屬對交辦的任務產生認同,執行成果變成自己的責任,而不只是「老闆交代的任務」。日本Celebrain社長高城幸司在《這樣說,成為一流的主管》書中指出,最有效的方式,就是引導對方說出「我會全力以赴」。

要達到這個結果,分派任務前,主管必須有更多耐心,把你是多麼認真看待這項工作,以及任務緣由、目標,甚至達成後的效益讓部屬了解,如果時間夠充裕,還可以多問部屬一句:「如果要達成這樣的目標,你有什麼建議?」使任務的具體內容,在部屬心中留下深刻印象,並用自己的方式去詮釋,慢慢產生「既然如此重要,那……」、「原來完成這件工作,這麼有價值……」之類的想法,逐步將任務變成自己的責任。

高城幸司進一步指出,到了這個階段,主管可以適時再補上一句:「這件事就靠你了!」可讓對方感受到他在主管心中的重要性。

高城幸司另外強調,針對不同個性的部屬,還必須採取變通做法。通常在工作上,人可以分為兩種類型。第一種是樂天型,遇到這類部屬,他們態度積極,但有時會過於樂觀,小看事情的難度,因而無法完成預定目標。交派任務給這類部屬時,最好把工作量、進度設定成他們預估的8成,並且務必訂下清楚的時程。

另一種則是悲觀型,缺乏自信。遇到這樣的部屬,可以把工作量、進度再比他們自己預估的提高2成。要把重大任務交給悲觀型部屬,主管往往需要比較堅強的心臟,但是有時候,他們的潛力就是透過這樣的過程展現。

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