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現在開始練習:只做重要的事

「做更多事,可以更成功。所以我做更多,做了更多之後,再做更多。」這樣的描述,是你目前生活和心態的寫照嗎?馬克吐溫說:「因為忘了目標,於是付出兩倍力氣。」為了有更多餘裕享受生活、充實自己,你勢必得讓時間站在你這一邊…

當你快馬加鞭衝刺時,可曾想過究竟是為了什麼如此拼命?

最後達成的效果,是否與付出成正比?為了快樂工作、熱情生活,你得從今天開始練習──把生命只用在重要且需要的事物上。

「少掉50%的工作,多出50%的時間,前提是,不影響達成目標的速度,不管是績效或進度。」如果有人這麼對你說,想必你的直覺反應一定是:「可能嗎?」

在得出「不可能」的結論前,不妨先檢視一下你一天的時間分配:就拿昨天為例好了,有多少時間是花在「非你不可」、「非做不可」的重要事務上,又有多少是經過24小時的沉澱後,如今回頭去看,你會為它貼上一個「浪費力氣」的標籤?

當然,所謂「健康」的時間管理,並不單單只是「抓漏」,在單位時間中,塞進更多工作而已。畢竟人不是機器,長時間高密度工作,只會讓身心都感到疲勞,降低步調甚至發生錯誤,最後得花更多時間、工程來補救,收拾善後。

只靠手腳動作快,試圖以最短時間完成最多項目,並非脫離忙碌的最好方法。而且,若是你抱持「來者不拒」的態度,只會讓每項工作被分配到的時間不斷被壓縮,連帶地,距離你想好好表現的初衷愈來愈遠。

結合小事與目標,讓時間站在你這一邊

把眼光放遠,不斷省視時間流向和終極目標的關聯性,這是時間管理真正的精髓。無獨有偶,因為暢銷書《找到你的工作好感覺:松浦彌太郎的舒服工作術》而在台灣大受歡迎的日本《生活手帖》雜誌總編輯松浦彌太郎在新作《思考的要訣》中,也提出類似的哲學。

他把時間分成「消費」、「投資」、「浪費」3種。區別的標準不在於進行的活動,而是創造的效益。

比方說,睡眠只是「消費」時間嗎?不盡然,若是優質睡眠,可以恢復體力,重新振作精神,就是「投資」。

同樣地,「什麼都不做的時間」,也可以非常有價值,充分刺激創意,轉化大腦思考。但若只是「無意識地度過一段空白」,那就不只是「浪費」,更是「糟蹋」時間了。

松浦彌太郎認為,必須經常下工夫,有意識地覺察「現在,我為了什麼目的在使用時間?」自然能讓大部份時間都變成「投資」的時間。

他以4種「時間表」來幫助自己清楚意識時間的用途。包括當天(Today)、每週(Weekly)、每月(Monthly)、每季(Season)。

他把自認該做的、想做的事全部列表寫成「待辦事項」,寫在名片大小的白紙上,作為「資訊卡」。每天早上,他一定會看過當天、每週、每月、每季的資訊卡。

「只要動手書寫過,就不會忘記,」他指出。一旦待辦事項出現變化需要調整,他就重新改寫,同時也再度確認。

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