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交辦工作3大忌:最困難的事,別交給最有能力的人

手上的事情交不出去辦不完,但任務還源源不絕從上、從平行單位、甚至從下而來?

為了不讓自己變成被「猴子」壓垮的經理人,你一定要懂得交辦任務的「乾坤大挪移」心法。

主管都曾遭遇這樣的狀況,一早走進辦公室,部屬迎面而來向你求救:「我面對客戶遇到難題,請問該怎麼解決?」

你站在走廊上耐心聽完整件事的來龍去脈,低頭思索了一會兒,然後說:「讓我再想一下,我告訴你要怎麼做。」

當心,這時候「猴子」已經從部屬背上跳到你背上了!

「背上猴子」(Monkey on the back)是由比爾‧翁肯(Bill Oncken)提出的經典比喻。「猴子」暗指主管和部屬對話結束後的「下一個步驟」,當主管不自覺承接了部屬背上的「猴子」,形同自願成為「部屬的部屬」:一來,你從部屬身上接下了責任;二來,你還答應要給他進度報告。

想要扭轉這種「逆向管理」的窘境,小威廉‧翁肯(William Oncken Jr.)進一步在《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)刊登的〈管理時間:誰背著猴子?〉文中指出,管理者應該學習指派任務、交辦工作,與部屬協同照顧、餵養「猴子」。

「主管沒時間,部屬沒事做」很不可思議嗎?管理者由於缺乏交辦的技術,導致部屬「過度佔用自己時間」的狀況其實比比皆是。

威廉‧翁肯三世(William Oncken, III)在《別讓猴子跳回你背上》書中,將管理者的時間大致分成4大區塊。

「自己佔用的時間」,是指管理者用這些時間來完成本來計畫要做的事。一旦沒有把任務充分交付給部屬,讓愈來愈多「猴子」跳回自己背上,就會陷入時間永遠不夠用的兩難處境:

被老闆追著跑

「自行可支配的時間」愈變愈少,大部份又被部屬佔用,為了完成上司交代的事項,只能犧牲假日與家人的相處。

被部屬追著跑

「老闆,刪減成本的計劃案要怎麼進行?」、「老闆,我們的進度落後了,要趕快做決定,不能再拖下去了!」當主管收養了部屬背上的猴子,便成了被部屬「監督」的角色。

交辦工作的3個大忌

累垮自己的得力助手

當你發現手下大將突然犯了平時絕對不會犯的錯,或是變得急躁、莫名其妙挑釁等異常行為,留意你可能指派太多工作給他了。這類員工任勞任怨、使命必達,對於交代工作永遠不會拒絕說:「我做不了這麼多。」當他因為極端壓力而表現失常時,千萬別斥責他,免得員工心生怨懟而離職,你也失去寶貴資產。

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