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3小時完成八小時工作!「絕不拖延」時間術

面對對手削價競爭,一時找不出解決辦法,結果眼睜睜看著訂單被搶走;好不容易拿到訂單,卻因為流程管理不當,無法如期交貨……以上情況,是業務員最怕遇到的夢魘。如何在有限時間內達到預期目標,並且完美結案?特力集團收納用品業務處資深經理陳建甫有非常豐富的實戰經驗。

垃圾桶,這個你我眼中最不起眼的收納產品,卻成就了陳建甫的「海外業務天王」地位。

10年前,他前進美國,推出當時市場尚未成熟的不鏽鋼材質垃圾桶,歷經多次重新設計與定價後,美國最大零售商沃爾瑪(Walmart)銷售的不鏽鋼垃圾桶,有7成來自於特力集團,由他供應。甚至,美國超過三分之一的不鏽鋼垃圾桶,都是從他的部門賣出去的。其他美國前十大零售商如Target、Lowe's,也都是他的客戶。

分析這樣的成績,陳建甫認為,善用時間管理,運用「預先規畫」的概念,是打下海外市場的關鍵。

Tip 1:把握每天黃金3小時

上午完成目前工作,下午預備未來事項

不妨看看陳建甫單日的工作行程:他總是在上午9點至12點間完成須用腦力判斷、做決定等最重要的事項,把握這段思緒黃金期,完成「目前」的工作。

像是公司交付、不能不做的事,以及生產工廠要他決定的事,陳建甫全部在上午做完。「一早就把決定做好,將工作量轉出去,讓同事去運作,下午就等著回收結果,」他解釋。

此外,他也會在上午把所有該轉寄或回覆的email全寄出去。例如,若即將在美國西雅圖跟客戶開會,當他收到確認信件後,會立刻轉發給相關的所有人員,並且在信中提及行前會的時間,讓大家有所準備。

「第一時間把消息轉出去,讓大家消化與喘息,過幾天再召開會議討論細節,」陳建甫說,不僅可讓開會時更有效率,也可減輕自己的壓力。

「從8小時的工作時間濃縮到3小時,看似很有難度,但多年執行下來會發現,有時候2個多小時,就可以完成一天的工作量,」陳建甫分享多年來實踐的心得說。

雖然每天要處理很多email,但他通常不花太多時間寫詳細內容,只要簡單有重點,不管在哪個時區的海外業務,都可在最快時間內獲得回覆,避免拖延。

至於下午,陳建甫除了等待上午交辦後的結果外,還可以進行延伸性的工作,像是整合資訊、統計分析等歸納性工作,拿來做對未來有幫助的事情。

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