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如何管理電子郵件信箱?

許多人對e-mail是捨不得殺又沒時間看。所以趁你的信箱被灌爆之前,趕緊學習如何管理它的小絕招吧!

主講:林嘉稜(無限數網科技專案開發處經理)

早上進辦公室打開電腦後,工作人往往苦於面對紊亂不堪的電子郵件信箱:除了一堆新聞信,還有朋友轉寄的垃圾信件、網路笑話、溫馨小品文,再加上平日捨不得殺掉的會議報告,工作效率總是淹沒在信件堆裡。工作人到底該如何管理公司的電子郵件信箱呢?

1.信箱應公私分明

每個工作人除了公司給的電子郵件信箱外,都還會申請其它信箱,所以一個人通常會有好幾個電子郵件地址。很多工作人喜歡和朋友互通有無,常設定將所有信箱的信件都統一寄到公司的信箱。我建議大家,既然申請二個以上的信箱,就應該妥善利用,將公私信件加以區隔,分別由不同的信箱收取。

公私分明,用不同的收信工具區隔,這是信件歸類的第一步。如此做的好處是,公司信箱處理公事,私人信箱收取私人信件,杜絕信件混雜的情況;二來避免上班時收到私人信件,讓人忍不住想讀信、回信,既影響工作、也浪費應該處理正事的上班時間。

2.建立通訊錄群組

無紙的e時代,工作人每天都仰賴電子郵件傳遞訊息、發會議通知、繳交報告等。為了讓發信動作更有效率,工作人平時就要建立完善的通訊錄資料,甚至以群組分類通訊錄,才不致在發信時,得浪費時間一一鍵入收信人的地址。

因為工作人參與的計劃通常不只一個,每個計劃的團隊成員也可能有所重複,常常剛發完A團體的會議通知,又要交B團體的報告;為讓工作更有效率、避免發錯信,工作人應該進一步建立通訊錄群組,以群組方式寄信,就不怕搞錯對象。

3.善用收信軟體,分類來源

很多收信工具都有歸類來信的功能,例如,Outlook中有一個「規則精靈」的功能,你可以自行設定,建立資料夾,將收到的信件,依據寄件來源自動判別,歸檔分類成不同的群組。這樣,寄到信箱中的信件就不會雜亂無章了。

例如,你可以設定產生一個專收新聞信的資料夾,新聞信或產業情報一寄到你的信箱,就會自動被歸類到資料夾中,待你有空時讀取。你也能以參與的計畫為分類基礎,今後不同的團隊成員寄給你的開會通知就不會再搞混了。

若你以組織單位為基準,不管是研發單位、業務單位,或是主管的來信,都會一封封井然有序地被歸檔,省得自己還得花時間一封封閱讀、過濾、再歸類。

4.妥善歸類,杜絕垃圾信件

如果同事老愛發垃圾信件,若在信箱設定block功能,攔截或退回他這些垃圾信件,也很不好意思;若是客戶,更不敢請對方別再寄了。而且有時,別人的來信還附有回條的功能,萬一你連信都沒看就刪除了,不知道會回傳什麼尷尬的訊息回去?

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