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有效留才,靠透明化數字管理

從事人力資源工作20年,陳美玲發現,維持人才穩定度不能只靠抽象口號,透過數字化與制度化,才會有更明確的執行方向。

徵才與留才,是目前我最刻不容緩的工作。由於遠雄企業團正在執行6年計劃,隨著計劃的發展,員工人數將從目前的近8,000人成長到16,000人,等於呈現倍數增加,也讓我對徵才與留才有更深的體會。

在徵才上,我發現過去坐在辦公室發出職缺訊息,然後等履歷上門的方式已經不敷使用,於是從去年開始,我打破舊有的思維,主動出擊,去尋找適合的人才。

譬如今年將陸續舉辦徵才說明會。先透過人才庫搜尋可能的人選,再邀請他們到企業本部參加說明會,藉此向潛力人才仔細介紹企業的願景、組織架構與所需職缺未來發展等。說明會結束後,主管立刻面試,從源頭控管人才的取向,結果錄取率從原本的3成提高到近5成,提高了徵才的精準度。

以明確數字定義績效評估項目

徵才之後,就是留才,維持企業人才的穩定度。目前遠雄建設的平均年資是11年,流動率大約控制在2%左右,這背後是一套嚴謹的數字化與制度化管理。

早期,我總認為做人力資源不需要跟員工講太多細節,但累積20年經驗後,我發現透明化的數字管理,反而更能讓員工清楚預期自我處境與未來發展,進一步提高員工黏著度。

因此,我與HR同仁逐步設計出許多明確的薪資福利、績效評鑑等計算公式,並透過各種場合,跟不同階級或領域的員工溝通這些計算方式。

不可諱言,薪資福利一直是留才的第一道關卡,為此,我們固定每年3月進行「薪資合理化」的動作,以績效為依歸,平均給予3~5%以上的調薪幅度。

至於績效怎麼定義?我們針對不同職務制定不同的評鑑項目,並就每一評鑑項目訂定目標數字,而且每位員工都能隨時知道自己的評鑑狀況,才不會某天績效被打了「乙等」,還不知道為什麼。

以人事總務室負責招募的員工來看,評鑑項目共有4項,包括徵才錄取率要達到30%、錄取員工的報到率是90%、新進不到3個月的員工定著率是85%、員工育成率是80%,沒達到任何一項都會影響整體績效。

培養接班人制度,維持組織穩定

透明化的數字管理,讓員工更具掌控性,才不會對未來充滿疑慮。數字之外,要維持組織穩定度,接班人盤點也是一項重要工程。

這是我這兩年來一直努力的方向,期望達成接班布局率80%以上。怎麼做?首先,我盤點出企業未來5年的發展計劃,是否有任何新事業?再進一步檢視每項事業體是否都有一級的經營主管,之後層層往下,確認各部門主管、科級以上主管是否都有接班人選。

有了初步名單後,還要計算接班人選的成熟度。總共可分成4個等級:A級是馬上可接班的人,B級是要再訓練1年才可接班的人,C級要再等3年,D級則是要再5年以上的幹部。沒有接班人選的,或接班人選只有C與D級的主管職,都是具有風險性的人才漏洞。

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