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前面多花5分鐘聚焦,後面更省事

「專注力的來源,不該被動等待天時、地利、人和的安靜時刻,」V Air威航總經理隆章琪談起她的體會時說。她認為,想在工作中出現一整段不被打擾的時光,「對現代工作者來說,幾乎是可遇不可求的奢侈。」

威航是台灣第一家獲得籌設許可的廉價航空,預計年底前啟航。加入威航之前,隆章琪擔任Yahoo奇摩內容企劃部總監,更早之前,則做過新聞網站總編輯、報社記者等工作。

設定優先順序+一次專心做一件,讓N件事持續滾動

身為日理萬機的CEO,每天被各種會議、應酬、email、公文追著跑,她要如何在重重干擾之中保持專注力?

「同時讓許多事情進行,但一次專心只做一件,」她分享她的祕訣。具體做法則是在最短時間內,將堆到眼前的事情,依據緊急與重要的程度,設定優先順序來處理。

例如,在Yahoo時期,因為各種跨國專案多,加上網路產業高速變動的特色,每天需要回覆3、400封email是家常便飯,碰到這種狀況,不少人是利用早起或睡前,犧牲生活品質,硬是擠出1、2個小時處理。

隆章琪卻不是。一旦收到email,她會先用幾秒鐘時間快速瀏覽一次,再依據輕重緩急的程度,採取不同方式回覆:

一,若是緊急且重要的email,隆章琪常會改為直接打電話與對方討論。

二,緊急但不重要的事情,通常是早已經過多次溝通,或是部屬的企劃與行動方案已十分完整,只等待她最後拍板定案,這時只須簡單快速回覆“Yes”、“No”、“Ok, go”即可。

三,重要但不緊急的email,例如部屬的創新提案,通常無法在一時半刻間簡短回覆,隆章琪會先告訴對方自己還需要時間考慮,晚點再回覆,並把email存到「待回覆」的信夾中,等有更完整的空檔,再來思考與處理。

四,面對不緊急、不重要的,例如產業研究報告,則先存檔,再利用週末時間慢慢看。

隆章琪主管守則的第一條,便是「不要讓自己成為部門的bottleneck(瓶頸),讓所有人等你。如果我超過半小時還沒回覆,大概都是因為在開車,」她指出。

要先放下手邊事情,盡快處理各種email,其實並不容易,但隆章琪進一步分析:「很多事情,若能在前面多花5分鐘專心處理,後面就可以省掉更多時間與麻煩。」

遇上工作亂流,機動調整兼顧前後

很多人抱怨工作無法專心的原因,是突如其來的「亂流」太多。例如,原本排好一整天的做事順序,卻忽然接到主管命令、部屬求救,得「立刻、馬上」處理,結果造成規劃泡湯,下班後完全想不起來到底完成哪些進度。

隆章琪建議:「要動態調整優先順序。很多時候並不是真的沒空,只是對方需求沒有適當排進本來的schedule。」這類緊急事件的背後,往往隱藏了主管不放心、部屬沒信心的潛在訊息,這時反而更需要溝通,重新對焦彼此的現況與需要。

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