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提升三倍工作效率的整理技巧

摘自《快速學會職場上最重要的2大能力》

整理公事包也像辦公桌一樣,隨時處在可使用的待命狀態

老覺得自己的公事包不好用的人應該把包包內的東西全都拿出來看看。不管是夾層或暗袋,裡面的東西通通都要拿出來攤在寬廣的桌面或餐桌上檢查。大概會有很多人驚訝自己怎麼會隨身攜帶這麼多東西吧?

包包裡一定有幾乎不曾使用過的東西,這樣如同在運送著無形的浪費。從包包取出的物品和整理辦公桌的方式一樣,把需要的東西放回去,不需要的東西則選擇丟棄,不然就放回辦公室或家裡的固定位置上。

為什麼包包也需要整理呢?因為公事包如果整理得井然有序的話,就和辦公桌一樣,不論是在通車中、外出或休息時,都宛如一個可隨時使用的工作站。有很多人因工作所需,會隨身攜帶筆記型電腦。如果還把筆記本或資料等公事上的物品都帶在身上的話,包包會愈來愈重,也不好拿取東西。所以當然要把包包裡整理得井然有序,減輕重量,才不會造成身體的負擔。

包包也要重視「空間配置」的觀念。外側放置要立即取出來使用的手機或記事本、筆記工具等物品。

中央的空間擺放要交給客戶的重要文件等,內側放置不急用的東西,如通勤時閱讀的報章雜誌。

自己可以訂定如「包包中央的空間只放和工作相關的東西」等規則。要是在容易被別人窺見的包包外側放置漫畫之類的讀物,可能會被客戶看輕,所以要特別當心。

桌上只有現在要使用的物品,隨時保持待命狀態

為了讓辦公桌保持「隨時可開始工作的待命狀態」,桌上應只放置現在要使用的物品就好。桌面隨時有空間可以使用的同時,挑選出最低限度的必要文具,維持可立即展開工作的狀態。認為「以後可能會用到的東西」通常都不會使用,不放置不需要的東西是首要。

基本原則很簡單,只有「經常使用的東西放近處」、「現在的工作使用的東西放桌上」和「使用頻率較低的東西放遠處」這三點而已。

不過,光是這樣還無法真正地提升效率,「動線和配置」的規劃也很重要。

所謂「動線」,就是人移動手部或身體時,劃出的一條動作線。慣用右手的人就把文具和便條紙放右邊,電話放左邊。如此思考動線的話,自然就會知道東西該放哪裡比較好。

還有一點很重要,文具的旁邊要放記事本、立可白等相關用品。另外,「讓物品處於可以立即使用的狀態」也是重點之一。

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