切換隱藏選單

類比式和數位式的文件整理法

摘自《快速學會職場上最重要的2大能力》

只要把文件立著擺放,就能提升工作效率

不擅長整理的人有個共同特徵,那就是不管是書或是文件,都直接重疊放在桌面的東西上。但所有物品都平放的話,就只看得見最上面的東西了。

一旦要找東西時,都必須從最上方一一把物品移開,這樣太浪費時間和體力了。因此,處理中的文件、想要參考的資料在很多時候,使用書檔依序把檔案夾立在辦公桌上,相形之下顯得十分重要。這樣就能隨時馬上使用,而「一目瞭然檔案排列」也確實能提升工作效率。

比方說,你想要寫一份企劃書,必須參考三十本相關書籍。這種時候,如果把書平放堆疊著或前後排列,就得多花時間找到需要的書,事情沒完沒了。

所以要儘量空出桌面上的空間,把書立著擺放,讓自己可以看到所有書的書背。

當然,實際要引用或參考書籍上的內容時,得把書擺在手邊閱讀,但一次只拿出數本。不過,視野內是否能容下所有的書名,會大大影響工作效率。因為這麼一來,眼見所及就能聯想到不同的點子或接下來可以採用的內容,受到這些資訊的刺激,工作便能有所進展。

所有物品都一目瞭然就容易進入待命狀態,這個原則在此處也適用。

電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾

打開電腦工作時,第一個出現的畫面就是桌面。若想成為工作俐落的人,把這個畫面整理得井然有序是必要條件,要常常意識到電腦的桌面就如同真實的桌面。

電腦的桌面上,資料夾或檔案的數量不要超過十個左右,再多的話,就得花點工夫才能找到所需的文件或檔案,浪費了寶貴的時間。

桌面上只放置和工作相關的大分類資料夾和要即刻處理的幾個檔案就好。工作中的資料彙整成一個大分類的資料夾,放在桌面上,這樣只要點擊幾下就能開啟所需檔案。等這項工作完成後,再把當時初步分類的檔案移回各自所屬的資料夾保存。

就算留心歸納電腦內部的檔案,但有時不是那麼容易分類,便會隨手將檔案丟入現有的資料夾。這麼一來,之後就會搞不清楚所需檔案放在什麼資料夾裡。

此時,在桌面上新增一個名叫「其他」的資料夾,也是個不錯的辦法。工作當中,一定會有些檔案還無法依內容分類,不符合舊有資料夾類別的檔案暫且先存入「其他」資料夾,等到可以掌握內容的時候,再移到新資料夾或舊有的資料夾歸檔,到最後往往會囤積不少可能不再使用的檔案,因此建議可以在丟入「資源回收桶」的階段前,新增另一個「捨棄後補」資料夾。

WEB ONLY

全文完,覺得不過癮嗎?您可以:

善意商機

AAMA台北搖籃計畫共同創辦人顏漏有

市場洞察v.s好感度經營

CAMA咖啡創辦人何炳霖

生涯顧問

江振誠

用10年記錄這個世代的台灣味

張慧慈

我想追求過去因為拼經濟被放棄的事

潮課名師

最新評論

你是哪種族群?

提醒

本網頁已閒置超過三分鐘,請點擊 關閉 或任一空白處,即可回到網頁。

關閉廣告