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善用雲端,在哪都是辦公室

摘自《快速學會職場上最重要的2大能力》

利用雲端科技,外出也有行動辦公室

數位科技的進步為資訊的整理和管理帶來劃時代的變革。其中一項就是名為「雲端科技」的技術。

現在,只在辦公室工作的人已是少數了吧。應該有很多人會在自家或外出、圖書館、或在小歇時的咖啡廳處理公事。

為了實現行動辦公室,能隨時隨地存取手上工作所需的各種資訊,就變得格外重要。然而,以往想要在外出時自由使用電腦裡的資訊有很大的障礙。

「雲端科技」解決了這個問題。它運作的原理是,把自己的數位資料存放於網路上的伺服器。這麼一來,不管自己身在何方,只要連上網路,都能存取資料。搭配智慧型手機或平板電腦一起使用的話,即使通勤中也能處理公事(需小心避免外洩客戶資料或企業機密)。

若想使用這項科技, 只要和「SugarSync」等的網路服務簽約即可。下文會再介紹的「Evernote」適合利用雲端科技蒐集資訊、管理筆記,「SugarSync」則適合用來彙整自己的資料,以雲端科技管理。

另外,資料只要上傳雲端,電腦等數個接收端便可時時處在同步(同期)更新的狀態。瑣碎的檔案管理交給雲端科技整合,在求省力和效率兩方面,光是這點就有極大的優勢。

什麼資料都能儲存,用Evernote集中管理資訊

利用網路連線管理資訊的雲端科技讓工作和生活更加方便, 八七頁介紹的「SugarSync」就是一例。大致來說,「SugarSync」的主要用法是「自動彙集工作所需的大量檔案或圖片等較大的檔案移往雲端,讓使用者無論身在何方都能查看」。相對於此,「Evernote」以「於當下收集各種資訊傳送至雲端,讓使用者能隨時隨地輕易搜尋所需資訊」,有如做筆記般的用法為主。

「Evernote」的用法非常簡單,只要連上網路,到官方網站註冊之後,就能立即使用免費的版本。「Evernote」的架構可分成相當於「記事」的電子檔案以及相當於「記事本」的資料夾。使用者可在記事中輸入文字、把電腦裡的檔案傳送到雲端或以郵件的型式再傳送至自己專用的電子信箱。

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