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要做的工作太多?整理你的待辦事項吧!

摘自《快速學會職場上最重要的2大能力》

掛心的事要立刻寫下來,隨時清空腦袋

要做的工作太多,不知怎麼安排才好?進行到一半的工作愈積愈多,壓力也愈來愈大。這種時候,為待辦的工作定下先後順序也成了一件苦差事。

大衛.艾倫(David Allen)為此提出一套名叫「GTD」的方法。GTD是「Getting Things Done」的縮寫,意思是「讓事物順利進行」,目的在於消除無法掌握工作所帶來的不安和壓力,所以要把腦中認為該辦的事、掛心的事通通寫下來。這套方法不用特別區分公事或私事,而是一套依時間意識自我行動的管理法。

簡單地說,就是把掛心的事全都寫在紙上,放入盒中,像是隨時清空自己的腦袋一樣。整理工作項目時,把工作分成「展開行動」、「還不用行動」兩大類。分到「展開行動」一類的工作,可以在兩分鐘之內完成的要馬上做;複雜的工作就放入需要擬定計畫的「專案」裡;不複雜、應馬上進行的工作放入「下個行動」中;不複雜、不用親自做的工作交給別人,放入「等待聯絡」;不急著馬上做的事就放入「擇日」。

另外,「還不用行動」一類之中,暫留的是「 資料」 , 有時間再做的放入「 看著辦」,不需要的放入「垃圾桶」即可。GTD不太重視工作的優先順序,重點是因應狀況排定自己的工作清單。

畫出邏輯樹狀圖,讓問題點一個一個浮現

利用圖解整理思緒的方法當中,尤以邏輯樹狀圖更能快速感受其優點。一如其名,邏輯樹狀圖就是依據邏輯細分主題、區分每個階層,觀看整體。

舉例來說,思考從東京到九州的方法,第二層分成「陸路」、「航空」、「海路」,接下來的第三層的陸路又可細分成「電車」、「汽車」等項目。一開始的階段要舉出所有的可能,重點是不要受既成觀念的侷限。

往下個階段探究時,不重要的項目就在該處打住,只朝重點繼續挖掘。開頭不要排除任何可能,加入研議才能整理出問題點,讓事情的全貌一清二楚。

這種邏輯樹狀圖不僅能分類、分析資訊,也有助於解決問題。以下針對某個問題,以分層的方式尋求解決辦法。

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