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從重要工作先做?錯!從不重要下手,更有效率!

摘自《快速學會職場上最重要的2大能力》

從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率

老是覺得時間不夠用的人其實是浪費了很多時間的人。

曾有一個調查,要大家「舉出自已現在該做的事項清單」,結果顯示許多人舉出的項目竟超過一百個。想起一個自已該做的事,之後就像接龍遊戲般一個接一個浮現,最後變成龐大的數量。

在辦公室或商場上,最常聽到的號令是:「趕快做、現在做!」於是,每個人就為許多該做的事決定先後順序,趕緊處理。這種「義務的號令」往往會造成自已的壓力。

雖然「趕快做」對於工作的進行與完成都很重要,但為了讓工作進展得順利,「該怎麼做某件事」、「如何減輕壓力」也很重要。

最好不要老是從重要的事情開始著手,而是養成習慣先從當下可完成的「不是那重要的事」,如預約會面、回覆郵件等做起,這樣會很有幫助。

還有,「儘快動手做」、「必須一次做完」也很重要。儘快動手做固然很好,但若是要求完美則會多花時間或反覆檢視好幾遍的話,「現在該做的事」變無法順暢地逐漸減少。感覺「該做的事不斷減少」本身也有助於增進效率和幹勁。

改變工作清單的寫法,提升工作意願

就算是勤於列出工作清單的人,也不可能每天都能如願完成所有工作項目,應該還會留下不少未完成的工作。這些項目在隔天處理完畢的話,就能從工作清單上刪除,但是有些工作項目確一直留在清單上。這種時候,試著冷靜分析該工作項目是很重要的。

首先,工作項目的法寫太抽象是常見的狀況。例如「提案新企劃」的寫法。即使把上司交代的事放在心上,由於沒有具體的目標,沒辦法即刻付諸行動。如以春季鎖定女性顧客的行銷方案為例,要定下像是「以女性為客群的春季促銷」這類簡潔有力的標題。

另一個必須注意的要點是,有些工作只是寫在工作清單上,但打從一開始自已就覺得是「難以實現的工作」或「做了也是白做的工作」。這樣的項目光是停留在工作清單上,也會降低工作意願,最好儘快和上司商量,進行根本的檢討。

不過,只要有些微實現的可能或非做不可的工作,只要大膽地改變工作項目的名稱,光是這樣簡單的動作,就能讓情況獲得改善。

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