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3把鑰匙,輕鬆掌握工作進度

管理大師彼得‧杜拉克(Peter F. Drucker)曾說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則將一事無成。」

這句話,相信不少業務都心有戚戚焉。儘管工時相對自由,但肩負業績與客戶需求的雙重壓力,如何分配時間、擬定先後順序、掌握進度,確實是門需要練習的學問。

其中,掌握進度的難度又最高。原因無他:其一,它是你個人能力與對公司貢獻度的展現,更直接影響到KPI與升遷;其二,它除了時間管理外,更是許多複雜因素的總和,從老闆、客戶、部屬、團隊成員到你自身的一個決定,都可能帶來影響。

不過,只要深入拆解,掌握3把關鍵性的「時間管理之鑰」,就能在面對繁雜專案時事半功倍。著有《時間管理黃金法則》一書的台灣大學化學工程學系教授呂宗昕指出,想做好時間管理,不妨由第一把鑰匙──為自己制訂下「可行的進度」開始。

第1把鑰匙:用CSDA原則,為自己訂下可行性高的專案進度

人對於「時間緊迫的deadline」的接受度,與彈簧有著異曲同工之妙。當施加一定外力,彈簧會隨之伸長,並在外力移除之後縮回原本的長度。人也同樣具備這樣的彈性,可以為偶一為之的加班或衝刺業績展現爆發力。

然而,倘若施加外力超過彈簧可承受的程度,彈簧就會徹底變形;一旦變形了,就再也無法恢復原狀──從時間管理的角度來看,也是如此。適當的壓力可激發工作動力,但超過極限、可行性太低的工作進度表,只會令人提不起勁,反成為負面阻力。

那麼,如何為自己訂下鬆緊得宜的專案進度?呂宗昕指出一項原則:「時間壓力與『距離截止日期』的時間成反比」。在為自己或團隊擬定專案進度時,不妨參考CSDA時間管理原則,避免操之過急。

★Count→由底限往前推,計算距離截止日期的時間

執行專案的最大壓力,來自截止時間。因此,第一步就是由截止日期往前推,明確估算出自己剩餘的工作時間,你甚至可在私人行事曆或工作日誌上進行「倒數」,隨時自我提醒。

★Shift→往前移動截止日期

人人都有惰性,愈是重要、愈造成心理負擔的事,往往會被拖延至最後一刻,才「不得不」進行。因此,不妨自行將截止日期往前移動3∼7天,強迫自己提前動手,也能預留緩衝時間,因應臨時狀況。

★Divide→將剩餘工作時間平均分割為數等份

計算出剩餘工作時間後,將它分割為數個等份。例如,距離自己設定的「提前截止日期」尚有20天,分割為4等分,每一等分是5天;因此,每隔5天,你就必須完成總工作量的四分之一。倘若進度不彰,務必要盡速追趕!

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