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觀察上司的習慣,「巧妙佔用上司的時間」

「上司最中意會說積極話語的部屬。就算沒有多少實力,上司還是會對積極而具有成長欲望的部屬有高度的評價。」──小杉俊哉(經營學者/麥肯錫出身)

總之要確保「上司的時間」

閱讀本文的人當中,有許多都是年紀輕輕,將來有很大發展可能性的上班族吧。我想許多人都是隸屬於以企業為主的組織在從事工作的。

組織裡一定都有不少的工作人員。能力或資歷過人的人,或者是擅於帶人的人,就會負責號稱「上司」的職位。

相信你一定也有上司吧?

那麼,你喜歡你的上司嗎?

和上司建立起良好的關係嗎?

我相信,能夠自信滿滿地回答「是!」的人,一定是工作能力強,人際關係也很圓融的人。相反地,如果回答「不……」的話,這個人應該在工作上沒什麼進展,職場的氣氛不佳,經常加班,會遇到各種不同的問題。

上司交付工作給部屬,部屬確認上司的意向,雙方一邊溝通,一邊完成工作。在這過程當中,絕對不能欠缺的就是和上司的良性溝通。如果這項作業不順遂,就會衍生出各種問題。

希望和上司之間的溝通圓融、通暢,最重要的就是「巧妙佔用上司的時間」。

如果能夠適當地請上司撥出時間給自己,那麼工作期間要確認上司的意向、諮商不安的事項、解決問題,都會順利取得共識。或許也可以得到上司提供的有益建言。

很多工作都必須得到上司的許可才能往前推進。有工作能力的人會在適當的時機,快速地從上司口中要到OK這個字眼。所以工作效率也非常神速。

有時候,如果老是得不到上司的首肯,不但工作遲遲無法有進展,個人的評價也會跟著下降。

改善的重點在於傳達訊息的方式。為了讓上司和部屬雙方有效率地、愉快地執行工作,本章將針對「能幹的部屬」的工作習慣做一陳述。

習慣──觀察上司的桌面

上司的責任不只是管理、監督你一個人。他還得面對其他部屬、其他部門或自己的上司,同時也得應付客戶,他要完成的工作應該遠比你複雜得多。

在這種狀況下,如何讓上司以你的事情為優先考量就是重點所在了。

前面已經說明過對上司說話的方式,但有時候必須在上司離席時以備忘或電郵的方式進行「報告‧聯絡‧商談」。

當上司不在座位上時,留下訊息的方式因狀況而異,如果是比較複雜的業務聯絡,多半是以電郵的方式留言;至於如果是有外來的電話,大部分都是留下手寫的備忘。

可是,上司不見得會因為你傳送了郵件就立刻回信。上司回信的速度愈慢,你的工作就愈會陷入遲遲無法推進的狀況。

所以,我要在這裡介紹「活用備忘的技巧」。

站在上司的立場,往往會只看一眼部屬傳送過來的郵件主旨就暫時擱置。但是,如果在他回到座位時,發現眼前貼有備忘的話,「這是什麼?」注意力就會立刻被吸引。

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