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3招讓你收發E-mail時更有趣!

  • 蔡茹涵
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  • 圖片來源:stocksnap.io/photo/4O4FZUVSIU
這個周末,你打開公司信箱了嗎?

今天下午,美國《高速公司》雜誌(Fast Company)的FB粉絲團上貼出了這則訊息。

沒過多久,各式各樣的回覆就出現了。除了少數幾個「我絕不在週末或休假期間打開信箱!」的堅定聲音之外,絕大多數的反應,都是帶點無奈的「當然啊,怎麼可能不開呢?」、「我必須很悲傷的說,是的」、或者「我24小時都開著手機準備收信啊!」顯然,無論你樂不樂意,身為一名高科技社會中的上班族,我們幾乎活在一個無法躲開E-mail的世界裡了。

既然這是已經無法逃避的事情,不如換個角度,想辦法讓它變得更快速、更有效、也更有趣。這並非不可能,因為《高速公司》雜誌就針對大家的聲音,寫出了下列3招。從這星期開始,不妨在打開收件夾前試試看!

● 想提升效能?只在「有空回覆」的時候收信

舉凡系統跳出有新信件的訊息,多數人都會忍不住手癢點開來看看,卻未必有時間或心情馬上回覆。但這不僅浪費了你的零碎時間、可能干擾工作心情,也會讓你越來越懶得回覆(一直看到同一封信,再怎麼有趣的內容,都會覺得不耐煩吧?)

《高速公司》雜誌建議,一天只集中某幾個時段收信,例如一早進公司時、中午休息時、或下班前1小時,同時要規定自己「3分鐘內能回完的信,就要馬上處理掉」。同封信只需要看到一次,不耐的感覺真的會大大減輕!

● 想提升速度?先存好基本商業書信的草稿,修改後即可寄出

從頭到尾寫完一封商業書信,至少得花上你5-10分鐘,但如果只是修改一封信,速度至少可以快上兩倍!

《高速公司》雜誌建議,針對你最常收到的信件類型,例如客戶的需求、上司的指令、或外部活動的邀請函等等,可以先各寫好一封最基本的回信草稿。之後再收到類似性質的信,只要修改關鍵字後即可寄出,不僅回信時間大幅縮短,對方還可能因為你的超高效率而留下印象。

● 想增加趣味?把有幫助的內容另存資料夾,閒暇時慢慢閱讀

不少人都有訂閱電子報或活動訊息的習慣,本意可能是為了吸收新知,或關注自己喜歡的品牌,但每次打開信箱,看見開會通知、客戶意見、群組討論等各種信件內容交錯混雜在一起,再加上公司信箱容量有限,往往會在煩躁之下,一口氣刪個精光。

這麼做,確實可以換來一時的清爽感,卻也讓你無形中錯過不少有趣的消息。因此,《高速公司》雜誌建議,不妨在信箱中另開一個「非關工作」性質的資料夾,將這類信件通通丟進去,有空時再一封封閱讀。不僅更有效率,還能為自己製造一點打開收件夾時的樂趣!

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