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我們不想當工作狂

  • 曾維瑜
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  • 圖片來源:stocksnap.io/photo/JA1HKXSB6M
時間有限,我們不想當工作狂,想要有休閒生活,想要有人際關係,想要花時間學習新的技能和知識,怎麼辦?

永遠有一百件事要做,一百件事完成了,馬上會有另外一百件,即使只有一件,真的要好好地執行,應該也可以拆解成無數的步驟吧。

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但時間有限,我們不想當工作狂,想要有休閒生活,想要有人際關係,想要花時間學習新的技能和知識,怎麼辦?

1. 不只是做完,而是一次就做對

很多人大概一天只做掉了一件事,不是因為那件事很難,而是同一件事做了很多次。

在時間有限的狀況下,同一件事重複做很多次,大概是最愚蠢的狀況了。為什麼同一件事要做很多次?第一個概念是,把事情「做完」跟把事情「做好」,是兩回事。寫完了報告寄出去給老闆,事情做完了嗎?還沒,因為除非那份報告就是老闆要的,沒有任何需要修改和增加的,否則那件事還沒完呢。永遠都是等把報告寄出去了、看老闆有沒有需要你再增修什麼的、然後才執行下一步動作嗎?那這個工作事項什麼時候才能從清單裡刪去?

你應該永遠抱持的「一出手就成功」的信念:每一件事只做一次,不只做完,還要做好。要怎麼樣可以達到這個結果?弄清楚為什麼你要做這件事,以及對你的老闆來說,怎麼樣叫做「完成」,然後再開始執行吧?以製作一個簡報為例,何不先把格式和大綱列好,然後確認整個格局架構就是老闆要的,再下手呢?

2. 需要其他單位配合的事情,要先處理

很多時候完成你手上的事情,需要的不只是你一個人的努力。若只需要你一個人的努力,你可以加班到半夜,不眠不休,但需要他人同心齊力的,你可以設定完成日、要求完成品質,但你管不了別人要在什麼時候以什麼方式執行。

我常常看到很多人,處在一堆盤根錯節之中,他的工作需要他人幫忙,但他一直延遲著分配和通知的動作,所以其他人晾在那邊,就算想幫他也無從幫起,然後這個人捧著一堆專案,永遠沒有進度。

需要他人共同努力的事情永遠是最艱難且複雜的,但你一定得先處理這樣的事情,先把這樣的案子規劃、分配好,讓大家開始動起來,然後緊接著定時地掌握進度和品質,至於你自己要完成的業務,進可攻退可守,即使你拖延了,也才不致於連累了他人。

3. 永遠預做準備

你應該有行事曆和工作清單,有會議,以及代辦事項;當你在決定今天一天的工作順序以及時間分配時,永遠不要只想著今天。大原則是,你昨天就要想好今天要做什麼;今天的會議資料,不會今天才準備,今天的工作事項,可能昨天就需要一些前置作業,今天的進度,可能要倚賴前一天其他單位或其他人完成他們的進度,如果今天天亮後你才想著今天該做什麼,我必須說,你已經落後進度了。

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