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8大原則,讓你秀的等於觀眾想的

所有的溝通、簡報不外乎一個宗旨,就是希望跟某個人產生共鳴。這個共鳴的對象,可能是上司、員工、投資人,或 是期待聽到讓他們眼睛一亮的產品的顧客。

然而,很多人在進行簡報時,因為急於傳達自己的想法,卻常常忘了台下觀眾各自擁有自己的頻率。優秀的溝通者 會將自己想傳達的訊息頻率,調整到跟觀眾頻道一致;失敗的溝通者卻以為觀眾得調整頻率來配合自己,問題是,大 部份觀眾並不想這樣。

全球暢銷書《餐巾紙的背後》作者丹.羅姆(Dan Roam)直指,簡報者的目的很簡單:協助別人看到自己所看到的 ,而且還得有技巧地讓觀眾認為「你說的正是他們所想的」。

舉個真實例子來看,2007年,全球最讓人印象深刻的簡報,莫過於美國前副總統艾爾.高爾(Al Gore)巡迴全球 發表的《不願面對的真相》紀錄片。在這場精采演說中,高爾透過動人的簡報來表達他的呼籲,而所有內容設計幕後 最重要的推手,是南西.杜爾特(Nanccy Duarte)與她的團隊Duarte公司。只要聽過的人,莫不被簡報中所傳遞的資 訊和衝擊深深震懾住,最後的結果的確就是「台上所表達的想法,正是台下觀眾所想的」。

這場成功的視覺溝通,究竟如何做到讓人驚豔?杜爾特提供以下5個原則:

原則1 觀眾為王

簡報的目的是為了服務觀眾,而非只是滿足簡報者自己的需求。因為觀眾希望知道你可以為他們提供怎樣的服務? 為什麼他們要接受你提出的觀點?最重要的一點是,他們聽完之後該採取怎樣的行動?

原則2 散播理念感動對方

資訊爆炸的時代,簡報方式也愈來愈多元化,圖片、動畫與音效可以加分,不過,觀眾的目的不是要看簡報者如何 在台上用投影片炫技,而是希望有所啟發。

原則3 幫助對方看到你所看到的

觀眾有一半是聽覺型,另一半則是視覺型,因此簡報者要做的是,如何結合少量文字輔以圖片說明,透過理想的配 置比例來滿足每一位觀眾的需求。

原則4 用減法設計投影片

與其將過多資訊塞在小小的一張投影片上,不僅沒有加分效果,反而讓觀眾摸不到真正的重點。還不如在一張投影 片上只放一個核心重點即可,所以杜爾特這麼說:「為內容毫無意義的投影片粉飾太平、就好像在豬身上塗口紅一樣 。」

原則5 不要躲在投影片後發聲

很多簡報者喜歡躲在投影片後面發聲,把主角讓給投影片,其實,溝通的場景中,投影片只是簡報者與觀眾建立關 係的工具,簡報者應該充分與台下觀眾互動。換言之,投影片不過是個「數位場景」,簡報者要像演員一樣,為觀眾 演繹一段有意義的演說。

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