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職場生存之道-教你講重點的「商務溝通」

  • 卡特‧丹尼爾
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  • 圖片來源:pixabay.com/en/write-plan-business-startup-593333/
作文老師沒教你的商業寫作才是職場生存之道。而商業寫作只有一個目的:以最有效率的方式說服讀者,也就是你的老闆、客戶、教授……

對與錯,老闆說了算?

不知為何,寫作風格與對錯的問題,總會讓人們最頑固的那一面表露無遺。不懂微積分或線性規劃的老闆,絕對不會推翻部屬在這些領域的專業。但如果同樣的部屬膽敢違逆老闆六年級時某位無知老師的指示──句子不准用介系詞結尾、不准用  and  或  because  開頭等等,這種無理規則──老闆可是一點情面也不會留。

這是個政治問題,不是學術問題,我們從中必須學到的教訓是:你的薪水是誰給的,你就得照誰的方式去寫。寫作這件事很少有「對」與「錯」,通常只有「適當」與「不適當」之分。當然,如果你寫出來的東西不合老闆胃口,那就是不適當了。

這本書是針對商業寫作,提出幾點合理的建議──如果你眼前的寫作任務沒有明確指示的話,可能就該遵守這些建議。但是,任何任務如果有特別的需求,就應該以這些需求為優先,不要死守這本書的內容。

這一點非常重要,所以要再換個方式強調一次:千萬千萬不要拿著這本書去跟老闆興師問罪,告訴他:「看吧,你錯了!」如果這本書說的和老闆說的不一樣,當然要聽老闆的。

商業寫作是什麼?

商業寫作並不是一種新的語言,不需要你學會一套新的詞彙。In receipt of、as per your request、beg to acknowledge、please be advised這種商業套語早就落伍了,現在沒人用,也不該用。

商業寫作也不該無聊乏味、八股陳腐。文章寫不好才會無聊,寫得好就會有趣。不管是商業寫作或其他種類的寫作,這都是共通的真理。如果你對報告的主題感興趣,卻覺得報告讀起來索然無味,就代表是寫作方面出了問題。

商業寫作和其他種類的寫作完全一樣,只是更講究效率。一般寫作的目的可能是讓人覺得夢幻、詼諧、刺激、陰森、辛辣、震驚或撩人,但是這本書討論的商業寫作,只有一個目的:以最有效率的方式說服讀者,讓他們相信你的主旨真實無誤。

想想你的讀者是什麼樣的人,你就能明白為什麼要堅持效率。商業人士聰明、多疑且工作繁忙,所以你寫的文字必須兼顧事實性、說服力、高效率。需要事實性,是因為讀者很聰明,不會被天花亂墜的空話騙過;需要說服力,因為你必須克服他們講到金錢時必然心生懷疑的天性;需要高效率,因為你浪費時間就會失去讀者的注意力。

幾頁之後,我們就會討論到「開門見山,先合後分」的組織結構,這是商業報告的標準結構。但是在這之前,也許你該先想想:為什麼商業報告的結構和雜誌報導、小說或廣告的結構不一樣?以下我們就來解釋:

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