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正式 business email 寫法大公開,讓你職場大加分!

  • Joyce Lee
  • Web only
  • 圖片來源:VoiceTube
正式英文 email 究竟該怎麼寫?該怎麼稱呼對方?怎麼講重點?又該如何有禮貌地結束信件?VT 幫你搞定 formal business email 讓你職場應對超得體!

這篇介紹的是比較正式的商業信件 business email,在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到,跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式 (informal)。在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法,尤其是跟 native speaker 溝通的時候要特別注意文法。

我們來看看 email 的實際內容吧!

1. Greeting 問候語

Business email 的開頭都需要一個 greeting 或是問候,最常見的用法是 Dear 接收信人的名字,以下是一些例子:

Dear John,

Dear Mr. John Smith,

Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式,寄信給長輩或客戶比較常用的到,如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字 (first name) 就可以了。

再來提供給大家一個還蠻常見的用法,在你不確定收件人是誰的時候很好使用!公司收到這種信通常都會轉寄 (forward) 給相關的人員。

To whom it may concern,(敬啟者:)

Dear Sir or Madam,

要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號 (comma) 然後空一行 (empty line) 才能開始信的內容!

2. Purpose 目的

在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。

I am writing to inquire …

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