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就是比你早3小時下班:從「桌面淨空」開始

  • 高嶋美里
  • 三采文化
  • 圖片來源:三采文化
關鍵時找不到資料、有未讀取信件就想按、桌面散亂只用過一半的紙筆…… 這些上班族一定會碰到的工作麻煩,日本工作整理神人幫你找出拖垮工作的元兇!

有九成的人被工作追著跑!

大部分的工作都能制式化

把每天的工作內容記錄下來,可知自己多半都在重複同樣的作業。諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。

觀察那些愛說自己沒有時間的人,會發現他們每在執行相似的作業時,總是從零開始,或是過度仔細地逐一應對,浪費了很多時間。

從「作業效率化」的角度來看,套用既定模式來執行重複的工作,能夠有效提高效率。

「制式化」的代表例子是建立文件範本。

像是企劃書、提案書和其他事務性的文件,大部分都有固定的格式。事先替經常製作的文件建立範本,只須填入個別的細項,一下子就能完成。

至於還沒有建立範本的文件,同樣要思考是否可以通通套用範本。

整理、思考,找出可制式化的工作

每次講座開始的時間都不一樣,不過簡介設計可以套用格式,只要更換頁首與頁尾的圖片,並更改講座名稱,新的簡介就完成了。可是,職員卻在各個講座開始之前,分次委託設計師重新製作,每次都得花一週的時間。

如果不個別處理,而是整套外發給設計師,只替各個講座重製新圖片的話,可以省下多少時間呢?

假設只製作三種圖片,速度快的人只要十五分鐘;把圖片套進格式以調整,需要十五分鐘。換句話說,先設計好格式,共計三十分鐘就能完成一份簡介。

替每份簡介製作不同的設計,每次都要花三個小時,然後再檢查和修正,一週的時間就浪費了。

就是這些小小的累積,大幅奪走了你的時間。總是工作滿檔、沒有時間的狀態,其實是自己造成的——請先察覺這項事實吧!

很多人都沒有做好腦內整理,才會一有工作就分別發案,沒有發現這麼做浪費了多少時間。

請想想到目前為止,花費了多少不必要的時間、工夫和費用?以這個例子來說,原以為要一週的事情,其實可以縮短到三十分鐘。所以,不要所有業務都照舊有模式去做,以改善現狀為前提多花點心思,是很重要的。

用常用句回覆信件

寫信時,只要配合各種情況來使用制式文句,就可省下多餘的時間。

雖然在固定格式裡填入個別細項,就能寫出適當的回覆,但我說的制式化,不是要逐一複製貼上。

我用的方法是短句登錄,輸入開頭字母,就會出現整句話以供候選。

按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請多多指教」;按下「m」會出現「感謝您的來信」、「misato@yugacelebrity.co.jp」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報,非常開心」。

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