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報告老抓不到重點?簡報高手賈伯斯的聚焦思考法

製作簡報時應該把大部份時間花在思考及草擬,在準備階段就要聚焦思考,製作投影片的時間則要最短。

情境:花五天做了四十頁簡報卻被主管打槍

Q:前幾天陪同主管拜訪新客戶,接到吩咐要製作一份品牌計畫提案報告給對方。由於跟客戶約定好隔週一交資料,所以我從星期一開始充滿鬥志埋頭苦幹了五天,完成了長達四十頁的簡報。但星期五滿懷自信的將簡報交給主管審閱後,結果竟然被批得滿江紅,只好週末也到公司加班。

因為主管說:「就照你的想法製作報告吧!」,我才充滿鬥志的接下這項挑戰,結果卻是不及格……實在太丟臉了。

A:真是搞砸了呢~你在製作報告時,有諮詢過主管嗎?

Q:雖然主管說過:「有問題隨時都可以找我。」讓我感覺踏實許多,但是說真的,實際操作時我連要問什麼問題都不知道。

A:我還是新人時也常惹主管生氣……真的很難拿捏啊!如果每個問題都一一向主管確認,一定會被唸:「這種問題,自己查就可以了。」,所以剛開始時,真的不知道如何區分哪些才算真正的問題。

Q:除了準備資料,也希望您能告訴我在準備會議或洽商諮詢時,應該事先在腦子裡架構好什麼樣的概念或想法!

A:原來你想知道該如何著手工作啊!對自己以外的關係人(如:主管、客戶等)溝通時,更需要事先整理好思緒。重點有以下四項,我會再針對各項目的定義詳細解說,平時請依據以下項目整理工作思緒。

1. 宗旨

A:根據這個概念來思考,請問你這一次的工作宗旨為何?

Q:讓主管肯定我的報告。

A:我可不這麼認為。這應該是達成目標的必經過程,而不是「宗旨」吧?再重新思考一次,你為什麼要製作這份報告?

Q:啊,目的是要提升公司的營業額。

A:沒錯!這次的工作宗旨並不是讓主管肯定報告,而是拿到訂單,提升公司的營業額。

如果沒有先建立這個觀念,只是一味希望受到肯定,當你在製作報告資料時,會因為顧及主管的感受,專注於報告的形式而不是客戶的想法,如此一來等於是浪費時間。再加上你會覺得這個也能用、這個也能用而抓不到重點,很有可能製作出一份讓客戶第一眼就看不順眼的報告。

●這次的提案宗旨是提升營業額

2. 目標

A:第二項的目標,指的是為了實現宗旨所採取的方法,因此要去思考「成功的基礎為何」。

Q:所以,報告內容不會只列出訂單,還必須提供此次提案內容相對應的估價金額,以及能讓公司獲利的毛利率數字。當然,在列出上述資料前,要得到主管的許可。

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