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要在24小時以內回覆電子郵件

  • 岩瀨大輔
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
職場要順遂,有些原則一定要注意,「入社第1年的50堂課」提出50項方針。從今天開始,不管是職場新鮮人與資深工作者,一生都受用無窮。

遲遲不回覆郵件的人,往往會聽到他們掛在嘴邊的慣用藉口:「我有點忙,現在馬上回覆!」我能理解他們的心情。有時候當工作堆積如山,我也會想要說這句話。

不過,請好好想一想,寫一封回函,究竟要花幾分鐘?不妨換個想法,愈快回覆郵件,別人對你的評價也會提高兩成。請站在收信者的立場想一想,愈快收到對方的回覆,你對他的印象是不是也會加分?

工作到中途時,可以先向上級報告:「我會在明天之前回覆。」「我還沒回覆。」或是「等一下回覆。」自行設下期限並且按部就班前進,工作效率才會提升。基於這一點,我認為儘早回覆郵件是最理想的方式。

關於郵件的另一個重點,在於內容是否簡潔有條理。

最近常常有陌生人要求與我會面,還有各類團體的活動邀約。儘管我也收到了相關的郵件,但是很遺憾地,其中大多數的郵件,我讀到一半,仍不曉得對方到底要求我做什麼。

繼續看下去,總算在郵件最後的最後,看到了「關於這個部分,盼能得到您的同意,敬請在附件上簽名」,當下讓我覺得:「幹嘛不早說啊!」

我很怕看冗長的郵件,更不用說要看到最後一段才知道結論是什麼。各位讀者的上司們都是公務繁忙,應該和我有同樣的想法。

如果郵件可能會寫得很長,請務必在開頭簡單扼要地說明重要事項,以及希望對方怎麼做。

在請求他人時,總會有所顧忌而難以啟齒。也因此,往往拖到最後才會出現結論,這點我也不是不了解。關於這個問題,以下的寫法是不是會比較好?

「因有事與您面談,故冒昧來信洽詢。如有冒犯敬請見諒。如有餘暇,懇請詳閱下述內容,倍感萬幸。」

和上司商量工作上的煩惱時也是如此。要是在郵件裡又臭又長的列了一大堆項目,上司根本連看都不想看。

「目前困擾的事項有三點,盼能徵求您寶貴的建議,如果有時間,以下內容請您過目。若能與您面談三十分鐘左右,實屬萬幸。還請多多指教。岩瀨敬上」

如上所述,一開始即說明來意,之後再寫下具體內容,就是一封簡潔易懂的郵件了。寫一封一目瞭然的郵件,其實也是體貼對方的方式。

● 工作態度改變,所處的環境也會跟著改變。從今天起改變職場新鮮人與資深老鳥,一生受用不盡的五十項方針,更多《入社第1年的50堂課》精采內容,立即前往>>>

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