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了解「為了什麼而做」,視野隨即改變

  • 岩瀨大輔
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
職場要順遂,有些原則一定要注意,「入社第1年的50堂課」提出50項方針。從今天開始,不管是職場新鮮人與資深工作者,一生都受用無窮。

「能不能做一份人壽保險業界市場規模變遷的簡單報告?範圍定在這二十年來就好。」

當上司交代你做這樣的工作時,有件事必須在一開始就問清楚。

「請問什麼時候要呢?」

在建立工作的優先順序之前,最重要的就是截止日期。要是耽誤了截止日期,就算成果再好,也無濟於事。

如果客戶三十分鐘後就要來訪,在準備資料時,就應該把焦點放在重要事項上製作一份報告給他看。上級若是希望下週之前送交資料,你也可以附加一些相關報導上去。根據截止期限的長短,工作方式也有所不同。

除此之外,還有一項必須掌握的要素。

「請問是要做什麼用的?」

對於你的提問,上司會回覆更詳細的要求。「要在研討會上發表的。我想了解在日本整體經濟景氣惡化的情況下,大眾對人壽保險的需求會產生什麼樣的變化。」有了明確目標之後,就可以把同一時期的GDP〈國民生產毛額〉變遷,以及跟其他業界市場規模的比較分析一起提出來。

「是想讓外國客戶看一下日本壽險市場的變遷。」在這情況下,如果可以附上美國或英國等地的市場規模變遷,將會是更貼心的做法。

即使受託去影印資料,也不可以輕蔑地認為那是枯燥乏味的工作。請想一想,這是上司自己要用來備份保存的嗎?是要發給客戶的嗎?還是公司要建檔做資料庫的?因應各種目的,影印方式也不一樣。更進一步說,有時因目的不同,工作的優先順序也跟著改變。

上司要求的事項,就是從整個企劃中擷取出的一部分。一般來說,上司並不會提出瑣碎的要求,不過,再怎麼單調乏味的工作,背後一定有它的理由,都是循著遠大目標而運作的。

這樣一來,了解到每一項工作的目標在那之後,無聊乏味的工作立刻變得有意義了。也會提升不少工作的動機吧?

對上司來說,他會樂見職員做超出指定範圍以外的事。設想周到地辦好上司沒有交代到的事項的部屬,就是上司眼中處事伶俐的人才。假使附加情報的內容並不如預期,只要你的工作態度獲得肯定,上司一定會再派工作給你。

如果你是上司,在要求部屬影印資料時,你覺得哪一種說法,會讓職員願意把工作做得更好呢?

「把這個印五份!」

「這是要在董事會上跟獨立董事說明的企劃案內容,請幫我影印五份。」

要給獨立董事看的,再加一些其他資料吧。大多數是上年紀的人,影印時字體放大一些吧。不要用再生紙,用品質好一點的紙張吧。之所以會衍生這麼多想法,顯而易見的,因為後者的要求事項有說明背後的理由。

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