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單調的工作更需要「有程序」、「像遊戲」

  • 岩瀨大輔
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
職場要順遂,有些原則一定要注意,「入社第1年的50堂課」提出50項方針。從今天開始,不管是職場新鮮人與資深工作者,一生都受用無窮。

要是能了解「為了什麼而做」的目標在那裡,單調的工作也能變得有趣。

方法並不僅止於此,「程序化」也是其中之一。

「把這資料輸入Excel!」上司指著厚厚一大疊資料說道。於是你擷取出需要的資料,輸入Excel的計算表裡。過程中必須要仔細確認資料的內容,再把所需的數字挑出來,正確無誤地輸入。

如果只把它當做打字工作而埋頭苦幹,那只會是一項痛苦又麻煩的苦差事。像這種情形,要不要試著想像一下資料輸入完成後的使用途徑呢?

首先仔細瞧瞧資料內容。慢慢觀察它,究竟要輸入那些資料?是要做成圓形圖?直條圖?還是折線圖?是不是也會和其他業界或競爭對手進行數據的比較分析?一邊思索一邊輸入,單調乏味的打字工作也能呈現出不同的面貌。

此外,順著數字一筆一筆輸入時,數字會因時序而產生什麼樣的變化?規則的還是不規則的?將每個欄位裡的數字並列觀察,有時候也會掌握到某種趨向或整體形勢。

如果覺得這是一項工程浩大又單調無聊的工作,請想出一套更有效率的作業模式,讓下一個人更容易接手。

輸入之前,請先用麥克筆把數字標記起來。再準備好預先輸入單位、品目等資料欄位的版型。諸如此類,應該多少會有一些點子。

在投入工作之餘,若是能想辦法改善枯燥、乏味的工作,單純的工作也會顯現出不一樣的感覺。

有沒有其他方法呢?真的有必要做這項作業嗎?改善這項工作並將它程序化之後,或許也該想想這項工作是否有存在的必要。

對新進職員來說,旁人會一再指派他們進行單調乏味的工作。

遇到這種情形,不妨把工作「遊戲化」。

一開始花一個鐘頭輸入的資料,可以試著想辦法提高效率,讓輸入時間縮短五分鐘。之後繼續思考該如何改善,才能加快速度,再把時間縮短五分鐘。

其實我並不排斥這種單調的工作,反而還樂在其中。以輸入參議院選舉時各都道府縣的投票率為例。反正都要輸入,所以首先要考慮的是如何把工作做得乾淨俐落。

單純輸入投票率的數字實在很沒意思,因此在專心輸入資料時,可以試著依照年代順序來比較。要是這樣還是很無趣,也可以按照投票率高低順序,製作能綜觀高齡化與投票率之間相互關係的資料。

不管是什麼樣的工作,負責處理的人一定都能找到屬於他的附加價值。交件的時候如果能附帶上司並沒有交代的相關資料,這樣的工作態度肯定會與其他人有極大差異。指派工作給你的上司,對你的觀感也會因此改變。

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